Yrityksen asiakirjat
Asiakirjat-välilehti on paikka, jossa lataat, korvaat ja hallinnoit yrityksesi lupia, sertifikaatteja, vakuutuksia ja muita papereita. Osa näistä vaaditaan tilisi vahvistamiseen; toiset rakentavat luottamusta kumppaneihin.
Mistä löydät sen
Asetukset → Yritys → Asiakirjat-alavälilehti.
Mitä välilehti näyttää
Asiakirjakorttien ruudukko
Jokainen ladattu asiakirja on kortti, joka näyttää:
- Asiakirjatyypin (esim. "Vakuutustodistus")
- Päivämäärän, jolloin latasit sen
- Vanhenemispäivän "X päivää jäljellä" -merkillä — vihreä kun kaukana, oranssi kun vanhenee pian, punainen VANHENTUNUT kun mennyt
- Avaa-, Korvaa- ja Poista-painikkeet
Haku- ja suodatuspalkki yläosassa
- Hae tyypin tai mukautetun nimen mukaan
- Suodata kategorian mukaan (Vaatii huomiota, yksittäiset asiakirjatyypit)
- Lajittele Uusin, Vanhin, Nimi A–Ö tai Pian vanheneva
"Vaatii huomiota" -banneri
Jos jokin asiakirja on vanhentunut tai vanhenee 90 päivän sisällä, yläosan oranssi banneri kertoo, kuinka monta — napsauta Näytä suodattaaksesi luettelon vain niihin.
Tyhjä tila: Aivan uudet yritykset näkevät FileText-kuvakkeen ja "Ei ladattuja asiakirjoja — Lataa yrityksen asiakirjat ja todistukset" isolla + Lisää asiakirja -painikkeella.
Lataa uusi asiakirja
Napsauta "+ Lisää asiakirja"
Välilehden oikeassa yläkulmassa. Pikanäppäin: Ctrl/⌘ + U.
Pudota tai valitse tiedosto
- Enimmäiskoko: 10 Mt
- Muodot: PDF, JPEG, PNG, WebP
Valitse asiakirjatyyppi
Alasvetovalikko listaa Pickup2:n tunnistamat tyypit — esimerkiksi:
- Kuljetusvastuuvakuutus
- Tavarankuljetusvakuutus
- Kansallinen kuljetuslupa
- Yhteisölupa (kansainvälinen kuljetus)
- ALV-numero / ALV EU
- ISO-sertifikaatti
- ADR-turvallisuusneuvonantajan todistus
- Kaupparekisteriote
- Muu (täytät mukautetun tyyppinimen)
Täytä päivämäärät
Useimmat tyypit hyväksyvät kaksi valinnaista päivämäärää:
- Asiakirjan päivämäärä — milloin asiakirja myönnettiin
- Vanhenemispäivä — milloin se vanhenee
Jotkin tyypit (ALV-numero, EIK, kaupparekisteri) ovat päivättömiä, ja nämä kentät katoavat automaattisesti.
Vain vakuutus: syötä arvo
Jos tyyppi on vakuutusasiakirja, näkyviin tulee kaksi lisäkenttää:
- Vakuutusarvo (positiivinen luku, esim.
50000) - Valuutta (tällä hetkellä EUR)
Molemmat on täytettävä yhdessä — et voi syöttää arvoa ilman valuuttaa, etkä päinvastoin.
Lisää muistiinpanot (valinnainen)
Vapaatekstikenttä, enintään 500 merkkiä, mille tahansa asiakirjaan liittyvälle huomionarvoiselle.
Napsauta Lataa
Edistymispalkki näyttää latauksen. Onnistuessa: "Asiakirja ladattu onnistuneesti".
Korvaa asiakirja
Kun asiakirja uusitaan, korvaa se sen sijaan, että poistaisit ja lataisit uudelleen.
Napsauta asiakirjakortin Korvaa
Sama valintaikkuna avautuu otsikolla "Korvaa asiakirja: {name}".
Valitse uusi tiedosto
Samat koko- ja muotorajat.
Säädä päivämääriä tarvittaessa
Kentät on esitäytetty olemassa olevasta tietueesta — päivitä vanhenemispäivä uuteen.
Napsauta Korvaa
Uusi tiedosto latautuu, vanha versio poistetaan automaattisesti. Näet "Asiakirja korvattu onnistuneesti".
Korvaa säilyttää asiakirjan historian (kyseessä on sama tietue päivitettynä). Poista + uusi lataus luo tuoreen tietueen.
Avaa asiakirja
Napsauta kortin Avaa katsoaksesi sitä esikatseluvalintaikkunassa. Sieltä voit:
- Nähdä sen täydet tiedot (latauspäivä, asiakirjan päivämäärä, vanheneminen, vakuutusarvo, kuka latasi sen, muistiinpanot)
- Napsauttaa "Avaa uudessa välilehdessä" katsoaksesi itse tiedostoa uudessa selainvälilehdessä
- Napsauttaa "Korvaa asiakirja" vaihtaaksesi uudempaan versioon
Poista asiakirja
Napsauta kortin roskakorikuvaketta
Tai avaa asiakirja ja napsauta Poista.
Vahvista
Valintaikkuna kysyy "Haluatko varmasti poistaa tämän asiakirjan?" varoituksella "Tätä toimintoa ei voi peruuttaa."
Vahvista uudelleen
Asiakirja poistetaan yrityksestäsi, ja näet "Asiakirja poistettu".
Vanhenemismuistutukset
Pickup2 valvoo asiakirjojasi ja merkitsee ne, jotka vaativat huomiota:
- Vanhenee 90 päivän sisällä — oranssi "X päivää jäljellä" -merkki kortissa
- Jo vanhentunut — punainen "VANHENTUNUT" -merkki
- Banneri sivun yläosassa tiivistää, kuinka monta vaatii huomiota
Sähköposti- tai push-muistutusta ei vielä ole — näet bannerin, kun seuraavan kerran avaat Asiakirjat-välilehden. Tee tavaksi tarkistaa kerran neljänneksessä.
Yleisiä tarkistusvirheitä
"Valitse asiakirjatyyppi"
Rastita tyyppi alasvetovalikosta — pakollinen latausta varten.
"Syötä mukautettu tyyppinimi"
Valitsit Muu — täytä alla oleva kenttä kuvataksesi asiakirjan.
"Vanhenemispäivän on oltava asiakirjan päivämäärän jälkeen"
Itsestään selvä — säädä jompaakumpaa kahdesta päivämäärästä.
"Sekä arvo että valuutta vaaditaan yhdessä, tai jätä molemmat tyhjiksi"
Vakuutusasiakirjat tarvitsevat joko täydellisen parin (arvo + valuutta) tai ei kumpaakaan — ei orpoja.
"Tiedosto on liian suuri. Enimmäiskoko on 10 Mt"
Pakkaa PDF tai jaa se erillisiin asiakirjoihin ennen uudelleenyritystä.
Vahvistusasiakirjat ja 1 €:n maksu
Kun tilisi on vahvistettu, sinua saatetaan pyytää lataamaan keskeisiä asiakirjoja (lupa, vakuutus jne.) ennen kuin voit julkaista rahtitilauksia tai kalustotarjouksia. Kun ne on hyväksytty, kertaluonteinen 1,00 €:n vahvistusmaksu viimeistelee aktivoinnin. Lue tästä kulusta kohdasta Viimeistele vahvistus.
Vahvistusmaksun lasku näkyy kohdassa Laskut ja laskutus.
Tarvitsetko lisäapua?
Tukitiimimme on valmiina auttamaan sinua 24/7. Ota yhteyttä tukeen