Документи на компанията
В раздел Документи качвате, заменяте и управлявате лицензите, сертификатите и застраховките на компанията. Някои от тях са задължителни за верификация; други изграждат доверие пред партньорите.
Къде да го намерите
Настройки → Компания → под-раздел Документи.
Какво виждате в раздела
Решетка от карти за документи
Всеки качен документ е карта, която показва:
- Тип на документа (например „Застрахователен сертификат")
- Датата на качване
- Датата на изтичане със значка „Остават X дни" — зелена при далечен срок, оранжева при наближаване, червена ИЗТЕКЪЛ при минал срок
- Бутони Отваряне, Замяна и Изтриване
Лента за търсене и филтриране
- Търсене по тип или собствено име
- Филтър по категория (Изискват внимание, отделни типове)
- Сортиране по Най-нови, Най-стари, Име А-Я или Изтичащи най-скоро
Банер „Изискват внимание"
Ако някои документи са изтекли или ще изтекат до 90 дни, в горната част има оранжев банер с броя — кликнете Преглед, за да филтрирате списъка.
Празно състояние: Нови компании виждат икона на файл, „Няма качени документи — Качете документи и сертификати на компанията" и голям бутон + Добавяне на документ.
Качване на нов документ
Кликнете „+ Добавяне на документ"
Горе вдясно в раздела. Клавишна комбинация: Ctrl/⌘ + U.
Пуснете или изберете файл
- Максимален размер: 10 MB
- Формати: PDF, JPEG, PNG, WebP
Изберете типа на документа
Падащо меню изброява типовете, които Pickup2 разпознава — например:
- Застраховка отговорност на превозвача
- Застраховка карго при транспорт
- Национален транспортен лиценз
- Лиценз на Общността (международен транспорт)
- ДДС номер / ДДС ЕС
- ISO сертификат
- ADR консултант – сертификат
- Извадка от търговски регистър
- Друго (попълвате собствено име)
Попълнете датите
Повечето типове приемат две незадължителни дати:
- Дата на документа — кога е издаден
- Дата на изтичане — кога губи валидност
Някои типове (ДДС номер, ЕИК, търговски регистър) са без дати и тези полета изчезват автоматично.
Само за застраховки: стойност
Ако типът е застрахователен документ, се появяват две допълнителни полета:
- Стойност на застраховката (положително число, напр.
50000) - Валута (засега EUR)
И двете трябва да са попълнени заедно — не може стойност без валута или обратно.
Допълнителна информация (по избор)
Свободно текстово поле до 500 символа за бележки за документа.
Кликнете Качване
Появява се прогрес. При успех: „Документът е качен успешно".
Замяна на документ
Когато документ бъде подновен, заменете го вместо да изтривате и качвате наново.
Кликнете Замяна на картата на документа
Отваря се същият диалог, озаглавен „Замяна на документ: {име}".
Изберете новия файл
Същите ограничения за размер и формат.
Коригирайте датите при нужда
Полетата са попълнени с предишните стойности — обновете датата на изтичане до новата.
Кликнете Замяна
Новият файл се качва, старата версия се премахва автоматично. Виждате „Документът е заменен успешно".
Замяна запазва историята на документа (същият запис се обновява). Изтриване + ново качване създава нов запис.
Отваряне на документ
Кликнете Отваряне на карта, за да видите документа в диалог за преглед. Оттам можете да:
- Видите пълната информация (дата на качване, дата на документа, изтичане, стойност на застраховка, кой е качил, бележки)
- Кликнете „Отваряне в нов раздел", за да видите файла в нов раздел на браузъра
- Кликнете „Замяна на документ", за да го обновите с по-нова версия
Изтриване на документ
Кликнете върху иконата на кошче на картата
Или отворете документа и кликнете Изтриване.
Потвърдете
Диалогът пита „Сигурни ли сте, че искате да изтриете този документ?" с предупреждение „Това действие не може да бъде отменено."
Потвърдете отново
Документът се премахва от компанията и виждате „Документът е изтрит".
Напомняния за изтичане
Pickup2 следи документите ви и маркира тези, които изискват внимание:
- Изтичат до 90 дни — оранжева значка „Остават X дни" на картата
- Вече изтекли — червена значка „ИЗТЕКЪЛ"
- Банер в горната част на страницата показва колко изискват внимание
Засега няма имейл или push напомняне — ще видите банера, когато следващия път отворите раздел Документи. Изградете навик да проверявате веднъж на тримесечие.
Чести грешки при валидация
„Моля изберете тип на документа"
Изберете тип от падащото меню — задължително за качване.
„Моля въведете собствено име на типа"
Избрали сте Друго — попълнете полето отдолу с описание на документа.
„Датата на изтичане трябва да е след датата на документа"
Самообяснително — коригирайте една от двете дати.
„Стойност и валута трябва да са попълнени заедно или и двете да са празни"
Застрахователните документи изискват пълна двойка (стойност + валута) или и двете празни.
„Файлът е твърде голям. Максимален размер е 10 MB"
Свийте размера на PDF или го разделете на отделни документи, преди да опитате отново.
Документи за верификация и таксата от €1
След като акаунтът ви бъде верифициран, може да бъдете помолени да качите ключови документи (лиценз, застраховка и т.н.), преди да можете да публикувате товари или оферти за автопарк. След като те бъдат приети, еднократна такса за верификация от €1.00 довършва активацията. Прочетете повече за този процес в Завършване на верификацията.
Фактурата за таксата за верификация се появява в Фактури и плащания.
Нужда от допълнителна помощ?
Нашият екип за поддръжка е на разположение 24/7. Свържете се с поддръжката