Екип и права
Разделът Екип е мястото, където каните служители, задавате какво може да прави всеки и премахвате тези, които напускат. Правата са детайлни — можете да дадете на шофьор само достъп до чат и оценки, а на диспечер пълни права върху товари и автопарк.
Къде да го намерите
Два пътя:
- Настройки → Екип — вграден изглед в Настройките
- Странична лента → Служители (
/employees) — пълната самостоятелна страница
И двата изгледа показват един и същ списък — Настройките са кратък изглед, а самостоятелната страница е пълният екран за управление.
Каненето, редактирането и премахването на служители изисква правото „Управление на екипа". Собствениците го имат автоматично.
Роли и длъжности
Pickup2 разделя ролята (правомощията ви в акаунта) от длъжността (професионалното звание).
Роля
Собственик или Член. Собственикът има пълен контрол върху фирмата. Членовете имат правата, които им предоставите.
Длъжност
Работно звание — Шофьор, Диспечер, Спедитор, Мениджър и т.н. Използва се за предлагане на стандартен набор от права, но сама по себе си не дава достъп.
Готови набори от права
Когато каните член, можете да изберете един от четири готови набора:
- Пълен достъп — всичко без управление на екипа. Най-близо до Собственик, но без ролята.
- Операции — товари, оферти за автопарк, сделки, чат, оценки. Идеално за диспечери и спедитори.
- Шофьор — само преглед на сделки, чат и оценки. Само четене за всичко останало.
- По избор — започвате от чисто и отмятате точно това, което ви трябва.
Длъжността автоматично предлага набор — изберете Шофьор като длъжност и Pickup2 ще предзададе набора Шофьор, с 5-секундна подсказка в ъгъла. Можете да я отмените.
Канене на служител
Натиснете „+ Покани служител"
Горе вдясно в раздел Екип или на страницата Служители.
Стъпка 1 — Основни данни
- Име (2+ знака, задължително)
- Фамилия (2+ знака, задължително)
- Имейл (задължителен, валидиран, не може вече да е член на екипа)
- Длъжност (по желание, предлага набор от права)
- Телефон (по желание, валидиран спрямо телефонния код)
- Обръщение (по желание: г-н / г-жа / Друго)
Pickup2 проверява имейла в реално време — ще видите „Имейлът е свободен" в зелено или „Този човек вече е член на екипа" в червено.
Стъпка 2 — Права
Изберете един от четирите готови набора или По избор и превключете всяко право поотделно. Някои права са винаги активни за членовете (чат, преглед на оценки, преглед на екипа) и не могат да се изключат.
Натиснете „Изпрати покана"
Изпраща се имейл до посочения адрес. Служителят се появява в списъка със статус „В очакване".
Какво вижда поканеният: имейл с връзка. При натискане се отваря страница, която иска да зададе парола. След потвърждение влиза в системата и статусът се променя на „Активен".
Чакащи покани
Служителите, които още не са приели, са обозначени с „В очакване". За всяка чакаща покана:
- Изпрати поканата отново — праща имейла повторно (ако първият е пропуснат или попаднал в спам)
- Отказ — премахва поканата; връзката от имейла става невалидна
Връзките за покана не изтичат автоматично, но ако фирмата се е променила сериозно от изпращането на поканата — друго име, ДДС номер и т.н. — откажете и поканете отново, за да изпратите актуалните данни.
Детайлни права
Наборът „По избор" (и редакторът за съществуващи служители) показва тези превключватели:
| Група | Превключвател | Какво позволява |
|---|---|---|
| Товари | Преглед | Виждане на публикуваните товари и борсата |
| Създаване | Публикуване на нови товари | |
| Управление | Редактиране и изтриване на всеки фирмен товар | |
| Оферти за автопарк | Преглед | Виждане на публикуваните оферти |
| Създаване | Публикуване на нови оферти | |
| Управление | Редактиране и изтриване на всяка фирмена оферта | |
| Сделки | Преглед | Виждане на текущи и минали сделки |
| Управление | Приемане, отказване, отбелязване като завършени | |
| Чат | — | Изпращане и получаване на съобщения |
| Оценки | Преглед | Виждане на оценките, получени от фирмата |
| Даване | Оценяване на партньори след сделка | |
| Управление | Отговор и модериране на оценки | |
| Автопарк (превозни средства) | Преглед | Виждане на списъка с превозни средства |
| Управление | Добавяне, редакция, деактивиране | |
| Екип | Преглед | Виждане на списъка със служители |
| Управление | Канене, редактиране и премахване на служители | |
| Профил на фирмата | Редакция | Промяна на име, адрес, телефон, лого |
| Документи | Качване, замяна и изтриване на фирмени документи |
Собствениците винаги имат всичко. Превключвателите имат значение само за служители с роля Член.
Редактиране на служител
Натиснете служител в списъка и страничният панел се отваря. Натиснете Редактирай:
- Име, фамилия, длъжност, телефон — всички се редактират
- Права — смяна на набора или фина настройка
- Имейл — заключен (непроменим). За промяна на имейл се свържете с поддръжката.
- Роля — не се редактира тук. Използвайте бутоните Повишаване / Понижаване (виж по-долу).
Запазвате с Обнови. Служителят вижда новите права при следващото зареждане на страницата.
Повишаване и понижаване
Повишаване на член до собственик
Натиснете „Повиши до собственик" в страничния панел. Членът става Собственик с пълен контрол върху фирмата. Използвайте пестеливо — собствениците могат да изтрият фирмата.
Понижаване на собственик до член
Натиснете „Понижи до член" в страничния панел. Собственикът става Член; съществуващите права се запазват като персонализиран набор, който можете да коригирате после.
Винаги трябва да има поне един Собственик. Ако сте единственият Собственик, не можете да се понижите или премахнете — първо повишете някой друг.
Премахване на служител
Натиснете Премахни в страничния панел
Появява се прозорец за потвърждение: „Това действие е необратимо. Служителят ще загуби достъп до всички фирмени данни."
Потвърдете
Служителят губи достъп веднага. Минали чатове, сделки и оценки остават приписани към него във фирмената история.
Меко изтриване: записът на служителя се отбелязва като премахнат, но следата му остава в одитната хроника. Не може да влезе отново, освен ако не бъде поканен наново под същия имейл.
Какво не можете да правите
- Да се премахнете сам. Изтриването е скрито на собствения ви ред — първо сменете Собственика, ако искате да напуснете.
- Да премахнете последния Собственик. Системата блокира действието.
- Да редактирате Собственик, ако сте Член. Дори с правото „Управление на екипа", само други Собственици могат да редактират Собственици.
- Да смените имейла на някого. Имейлът е непроменим — трябва да се регистрират наново под новия адрес (а вие да поканите отново).
Празно състояние
Нова фирма вижда:
- Икона на хора
- „Все още няма служители"
- „Поканете членове на екипа да помогнат с управлението"
- Бутон „+ Покани служител" (ако имате правото)
Често срещани грешки
„Този човек вече е член на екипа"
Имейлът вече принадлежи на служител (активен или в очакване). Проверете съществуващия списък преди повторно изпращане.
„Моля, въведете валиден имейл" / „Моля, въведете валиден телефонен номер"
Проверката на формата не е минала. Телефоните се валидират спрямо избрания телефонен код — немски номер с френски код ще бъде отхвърлен.
„Не успяхме да изпратим поканата"
Временен проблем с мрежата или пощенския сървър. Опитайте след малко — формата запазва въведеното.
„Нямате право да извършите това действие"
Липсва ви превключвателят „Управление на екипа". Помолете Собственик да го включи от записа ви на служител.
Съвети
Настройте екипа както трябва от първия път
- Използвайте длъжността разумно. Длъжност = Шофьор автоматично предлага безопасни права — спестява кликове и предотвратява прекомерни разрешения.
- Не създавайте няколко Собственици, освен ако наистина не сте съсобственици на фирмата. Собствениците могат да изтрият всичко.
- Правете одит на правата на тримесечие — ролите се променят, а персонализираните превключватели се разместват. 5 минути преглед държат нещата изрядни.
- Деактивиране вместо повторно канене все още не е възможно; ако някой е в отпуск, най-чисто е да го премахнете и да го поканите отново при завръщане.
Имате нужда от още помощ?
Нашият екип за поддръжка е на разположение 24/7. Свържете се с поддръжката