Έγγραφα εταιρείας
Η καρτέλα Έγγραφα είναι το σημείο όπου μεταφορτώνετε, αντικαθιστάτε και διαχειρίζεστε τις άδειες, τα πιστοποιητικά, τα ασφαλιστήρια συμβόλαια και άλλα έγγραφα της εταιρείας σας. Ορισμένα από αυτά απαιτούνται για την επαλήθευση του λογαριασμού σας· άλλα χτίζουν εμπιστοσύνη με τους συνεργάτες.
Πού να το βρείτε
Ρυθμίσεις → Εταιρεία → υπο-καρτέλα Έγγραφα.
Τι εμφανίζει η καρτέλα
Ένα πλέγμα από κάρτες εγγράφων
Κάθε μεταφορτωμένο έγγραφο είναι μια κάρτα που εμφανίζει:
- Τον τύπο εγγράφου (π.χ. "Πιστοποιητικό ασφάλισης")
- Την ημερομηνία που το μεταφορτώσατε
- Την ημερομηνία λήξης με ένα σήμα "X ημέρες απομένουν" — πράσινο όταν είναι μακριά, πορτοκαλί όταν λήγει σύντομα, κόκκινο ΕΛΗΞΕ όταν έχει περάσει
- Κουμπιά Άνοιγμα, Αντικατάσταση και Διαγραφή
Μια γραμμή αναζήτησης & φιλτραρίσματος στο επάνω μέρος
- Αναζήτηση ανά τύπο ή προσαρμοσμένο όνομα
- Φιλτράρισμα ανά κατηγορία (Χρειάζεται προσοχή, μεμονωμένοι τύποι εγγράφων)
- Ταξινόμηση ανά Νεότερα, Παλαιότερα, Όνομα Α-Ω ή Λήγουν Συντομότερα
Ένα banner "Χρειάζεται προσοχή"
Αν κάποια έγγραφα έχουν λήξει ή λήγουν εντός 90 ημερών, ένα πορτοκαλί banner στο επάνω μέρος σας λέει πόσα — κάντε κλικ στο Προβολή για να φιλτράρετε τη λίστα μόνο σε αυτά.
Κενή κατάσταση: Οι ολοκαίνουργιες εταιρείες βλέπουν ένα εικονίδιο FileText και "Δεν έχουν μεταφορτωθεί έγγραφα — Μεταφορτώστε έγγραφα και πιστοποιητικά εταιρείας" με ένα μεγάλο κουμπί + Προσθήκη εγγράφου.
Μεταφόρτωση νέου εγγράφου
Κάντε κλικ στο "+ Προσθήκη εγγράφου"
Επάνω δεξιά στην καρτέλα. Συντόμευση πληκτρολογίου: Ctrl/⌘ + U.
Αποθέστε ή επιλέξτε ένα αρχείο
- Μέγιστο μέγεθος: 10 MB
- Μορφές: PDF, JPEG, PNG, WebP
Επιλέξτε τον τύπο εγγράφου
Ένα αναπτυσσόμενο μενού παραθέτει τους τύπους που αναγνωρίζει το Pickup2 — για παράδειγμα:
- Ασφάλεια αστικής ευθύνης μεταφορέα
- Ασφάλεια διαμετακόμισης φορτίου
- Εθνική άδεια μεταφορών
- Κοινοτική άδεια (διεθνείς μεταφορές)
- Αριθμός ΦΠΑ / ΦΠΑ ΕΕ
- Πιστοποιητικό ISO
- Πιστοποιητικό συμβούλου ADR
- Πιστοποιητικό εμπορικού μητρώου
- Άλλο (συμπληρώνετε ένα προσαρμοσμένο όνομα τύπου)
Συμπληρώστε τις ημερομηνίες
Οι περισσότεροι τύποι δέχονται δύο προαιρετικές ημερομηνίες:
- Ημερομηνία εγγράφου — πότε εκδόθηκε το έγγραφο
- Ημερομηνία λήξης — πότε λήγει
Ορισμένοι τύποι (αριθμός ΦΠΑ, EIK, εμπορικό μητρώο) είναι χωρίς ημερομηνία και αυτά τα πεδία εξαφανίζονται αυτόματα.
Μόνο ασφάλιση: εισαγάγετε την αξία
Αν ο τύπος είναι έγγραφο ασφάλισης, εμφανίζονται δύο επιπλέον πεδία:
- Αξία ασφάλισης (θετικός αριθμός, π.χ.
50000) - Νόμισμα (επί του παρόντος EUR)
Και τα δύο πρέπει να συμπληρωθούν μαζί — δεν μπορείτε να εισαγάγετε αξία χωρίς νόμισμα, ή το αντίστροφο.
Προσθέστε σημειώσεις (προαιρετικό)
Ένα πεδίο ελεύθερου κειμένου έως 500 χαρακτήρες για οτιδήποτε αξιοσημείωτο σχετικά με το έγγραφο.
Κάντε κλικ στο Μεταφόρτωση
Μια γραμμή προόδου εμφανίζει τη μεταφόρτωση. Με επιτυχία: "Το έγγραφο μεταφορτώθηκε με επιτυχία".
Αντικατάσταση εγγράφου
Όταν ένα έγγραφο ανανεώνεται, αντικαταστήστε το αντί να το διαγράψετε και να το μεταφορτώσετε ξανά.
Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση στην κάρτα εγγράφου
Ανοίγει το ίδιο παράθυρο διαλόγου, με τίτλο "Αντικατάσταση εγγράφου: {name}".
Επιλέξτε το νέο αρχείο
Ίδιοι περιορισμοί μεγέθους και μορφής.
Προσαρμόστε τις ημερομηνίες αν χρειάζεται
Τα πεδία είναι προσυμπληρωμένα από την υπάρχουσα εγγραφή — ενημερώστε την ημερομηνία λήξης στη νέα.
Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση
Το νέο αρχείο μεταφορτώνεται, η παλιά έκδοση αφαιρείται αυτόματα. Θα δείτε "Το έγγραφο αντικαταστάθηκε με επιτυχία".
Η Αντικατάσταση διατηρεί το ιστορικό του εγγράφου (είναι η ίδια εγγραφή ενημερωμένη). Η Διαγραφή + νέα μεταφόρτωση δημιουργεί μια νέα εγγραφή.
Άνοιγμα εγγράφου
Κάντε κλικ στο Άνοιγμα σε μια κάρτα για να το προβάλετε σε ένα παράθυρο διαλόγου προεπισκόπησης. Από εκεί μπορείτε:
- Να δείτε τα πλήρη στοιχεία του (ημερομηνία μεταφόρτωσης, ημερομηνία εγγράφου, λήξη, αξία ασφάλισης, ποιος το μεταφόρτωσε, σημειώσεις)
- Να κάνετε κλικ στο "Άνοιγμα σε νέα καρτέλα" για να προβάλετε το ίδιο το αρχείο σε νέα καρτέλα του προγράμματος περιήγησης
- Να κάνετε κλικ στο "Αντικατάσταση εγγράφου" για να εισαγάγετε μια νεότερη έκδοση
Διαγραφή εγγράφου
Κάντε κλικ στο εικονίδιο κάδου στην κάρτα
Ή ανοίξτε το έγγραφο και κάντε κλικ στο Διαγραφή.
Επιβεβαίωση
Ένα παράθυρο διαλόγου ρωτάει "Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να διαγράψετε αυτό το έγγραφο;" με την προειδοποίηση "Αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί."
Επιβεβαιώστε ξανά
Το έγγραφο αφαιρείται από την εταιρεία σας και θα δείτε "Το έγγραφο διαγράφηκε".
Υπενθυμίσεις λήξης
Το Pickup2 παρακολουθεί τα έγγραφά σας και επισημαίνει αυτά που χρειάζονται προσοχή:
- Λήγουν εντός 90 ημερών — πορτοκαλί σήμα "X ημέρες απομένουν" στην κάρτα
- Έχουν ήδη λήξει — κόκκινο σήμα "ΕΛΗΞΕ"
- Banner στο επάνω μέρος της σελίδας συνοψίζει πόσα χρειάζονται προσοχή
Δεν υπάρχει ακόμη υπενθύμιση email ή push — θα δείτε το banner την επόμενη φορά που θα ανοίξετε την καρτέλα Έγγραφα. Δημιουργήστε τη συνήθεια να ελέγχετε μία φορά ανά τρίμηνο.
Συνηθισμένα σφάλματα επικύρωσης
"Παρακαλώ επιλέξτε τύπο εγγράφου"
Επιλέξτε έναν τύπο από το αναπτυσσόμενο μενού — απαιτείται για τη μεταφόρτωση.
"Παρακαλώ εισαγάγετε προσαρμοσμένο όνομα τύπου"
Επιλέξατε Άλλο — συμπληρώστε το παρακάτω πεδίο για να περιγράψετε το έγγραφο.
"Η ημερομηνία λήξης πρέπει να είναι μετά την ημερομηνία εγγράφου"
Αυτονόητο — προσαρμόστε μία από τις δύο ημερομηνίες.
"Η αξία και το νόμισμα απαιτούνται μαζί, ή αφήστε και τα δύο κενά"
Τα έγγραφα ασφάλισης χρειάζονται είτε ένα πλήρες ζεύγος (αξία + νόμισμα) είτε κανένα — όχι μεμονωμένα.
"Το αρχείο είναι πολύ μεγάλο. Το μέγιστο μέγεθος είναι 10 MB"
Συμπιέστε το PDF ή χωρίστε το σε ξεχωριστά έγγραφα πριν προσπαθήσετε ξανά.
Έγγραφα επαλήθευσης & το τέλος του €1
Αφού επαληθευτεί ο λογαριασμός σας, μπορεί να σας ζητηθεί να μεταφορτώσετε βασικά έγγραφα (άδεια, ασφάλιση κ.λπ.) πριν μπορέσετε να δημοσιεύσετε παραγγελίες φορτίων ή προσφορές στόλου. Μόλις γίνουν αποδεκτά, ένα εφάπαξ τέλος επαλήθευσης €1.00 ολοκληρώνει την ενεργοποίηση. Διαβάστε για αυτή τη ροή στην Ολοκλήρωση επαλήθευσης.
Το τιμολόγιο για το τέλος επαλήθευσης εμφανίζεται στα Τιμολόγια & Χρέωση.
Χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια;
Η ομάδα υποστήριξής μας είναι έτοιμη να σας βοηθήσει 24/7. Επικοινωνήστε με την Υποστήριξη