Įmonės dokumentai
Skirtukas Dokumentai yra vieta, kur įkeliate, pakeičiate ir tvarkote savo įmonės licencijas, sertifikatus, draudimo polisus ir kitus dokumentus. Kai kurie iš jų būtini paskyrai patvirtinti; kiti kuria pasitikėjimą su partneriais.
Kur tai rasti
Nustatymai → Įmonė → subskirtukas Dokumentai.
Ką rodo skirtukas
Dokumentų kortelių tinklelis
Kiekvienas įkeltas dokumentas yra kortelė, rodanti:
- Dokumento tipą (pvz., „Draudimo sertifikatas")
- Datą, kada jį įkėlėte
- Galiojimo pabaigos datą su žyma „Liko X dienų" — žalia, kai dar toli, oranžinė, kai netrukus baigiasi, raudona PASIBAIGĘS, kai jau praėjusi
- Mygtukus Atidaryti, Pakeisti ir Ištrinti
Paieškos ir filtravimo juosta viršuje
- Paieška pagal tipą ar pasirinktinį pavadinimą
- Filtras pagal kategoriją (Reikia dėmesio, atskiri dokumentų tipai)
- Rūšiavimas pagal Naujausius, Seniausius, Pavadinimą A-Z arba Greičiausiai baigiantis
Juosta „Reikia dėmesio"
Jei kuriems nors dokumentams pasibaigė galiojimas arba jis baigiasi per 90 dienų, oranžinė juosta viršuje nurodo, kiek jų yra — spustelėkite Peržiūrėti, kad filtruotumėte sąrašą tik iki jų.
Tuščia būsena: visiškai naujos įmonės mato FileText piktogramą ir „Neįkelta jokių dokumentų — įkelkite įmonės dokumentus ir sertifikatus" su dideliu mygtuku + Pridėti dokumentą.
Įkelkite naują dokumentą
Spustelėkite „+ Pridėti dokumentą"
Skirtuko viršuje dešinėje. Spartusis klavišas: Ctrl/⌘ + U.
Numeskite arba pasirinkite failą
- Maks. dydis: 10 MB
- Formatai: PDF, JPEG, PNG, WebP
Pasirinkite dokumento tipą
Išskleidžiamajame sąraše išvardyti Pickup2 atpažįstami tipai — pavyzdžiui:
- Vežėjo atsakomybės draudimas
- Krovinio tranzito draudimas
- Nacionalinė transporto licencija
- Bendrijos licencija (tarptautinis transportas)
- PVM numeris / PVM EU
- ISO sertifikatas
- ADR konsultanto sertifikatas
- Komercinio registro pažymėjimas
- Kita (užpildote pasirinktinį tipo pavadinimą)
Užpildykite datas
Dauguma tipų priima dvi neprivalomas datas:
- Dokumento data — kada dokumentas buvo išduotas
- Galiojimo pabaigos data — kada baigiasi galiojimas
Kai kurie tipai (PVM numeris, EIK, komercinis registras) yra be datų, ir šie laukai automatiškai dingsta.
Tik draudimui: įveskite vertę
Jei tipas yra draudimo dokumentas, atsiranda du papildomi laukai:
- Draudimo vertė (teigiamas skaičius, pvz.,
50000) - Valiuta (šiuo metu EUR)
Abu turi būti užpildyti kartu — negalite įvesti vertės be valiutos ar atvirkščiai.
Pridėkite pastabas (neprivaloma)
Laisvo teksto laukas iki 500 simbolių bet kam, kas vertinga apie dokumentą.
Spustelėkite Įkelti
Eigos juosta rodo įkėlimą. Sėkmingai: „Dokumentas sėkmingai įkeltas".
Pakeiskite dokumentą
Kai dokumentas atnaujinamas, pakeiskite jį, o ne ištrinkite ir įkelkite iš naujo.
Spustelėkite Pakeisti dokumento kortelėje
Atsidaro tas pats dialogas, pavadintas „Pakeisti dokumentą: {name}".
Pasirinkite naują failą
Tie patys dydžio ir formato apribojimai.
Pakoreguokite datas, jei reikia
Laukai iš anksto užpildyti pagal esamą įrašą — atnaujinkite galiojimo pabaigos datą į naują.
Spustelėkite Pakeisti
Naujas failas įkeliamas, sena versija pašalinama automatiškai. Pamatysite „Dokumentas sėkmingai pakeistas".
Pakeitimas išsaugo dokumento istoriją (tai tas pats atnaujintas įrašas). Ištrynimas + naujas įkėlimas sukuria naują įrašą.
Atidarykite dokumentą
Spustelėkite Atidaryti kortelėje, kad peržiūrėtumėte jį peržiūros dialoge. Iš ten galite:
- Matyti visą jo informaciją (įkėlimo datą, dokumento datą, galiojimo pabaigą, draudimo vertę, kas jį įkėlė, pastabas)
- Spustelėti „Atidaryti naujame skirtuke", kad peržiūrėtumėte patį failą naujame naršyklės skirtuke
- Spustelėti „Pakeisti dokumentą", kad pakeistumėte naujesne versija
Ištrinkite dokumentą
Spustelėkite šiukšliadėžės piktogramą kortelėje
Arba atidarykite dokumentą ir spustelėkite Ištrinti.
Patvirtinkite
Dialogas klausia „Ar tikrai norite ištrinti šį dokumentą?" su įspėjimu „Šio veiksmo atšaukti negalima."
Patvirtinkite dar kartą
Dokumentas pašalinamas iš jūsų įmonės, ir pamatysite „Dokumentas ištrintas".
Galiojimo pabaigos priminimai
Pickup2 stebi jūsų dokumentus ir pažymi tuos, kuriems reikia dėmesio:
- Baigiasi per 90 dienų — oranžinė žyma „Liko X dienų" kortelėje
- Jau pasibaigęs — raudona žyma „PASIBAIGĘS"
- Juosta viršuje apibendrina, kiek jų reikia dėmesio
Kol kas nėra el. laiško ar tiesioginio priminimo — juostą pamatysite kitą kartą atidarę Dokumentų skirtuką. Susikurkite įprotį tikrinti kartą per ketvirtį.
Dažnos patvirtinimo klaidos
„Pasirinkite dokumento tipą"
Pažymėkite tipą iš išskleidžiamojo sąrašo — privaloma įkėlimui.
„Įveskite pasirinktinį tipo pavadinimą"
Pasirinkote Kita — užpildykite žemiau esantį lauką, kad apibūdintumėte dokumentą.
„Galiojimo pabaigos data turi būti po dokumento datos"
Savaime suprantama — pakoreguokite vieną iš dviejų datų.
„Vertė ir valiuta privalomos kartu arba palikite abi tuščias"
Draudimo dokumentams reikia arba pilnos poros (vertė + valiuta), arba nė vieno — be vienišų.
„Failas per didelis. Maksimalus dydis yra 10 MB"
Prieš bandydami iš naujo suspauskite PDF arba padalykite jį į atskirus dokumentus.
Patvirtinimo dokumentai ir €1 mokestis
Po jūsų paskyros patvirtinimo galite būti paprašyti įkelti pagrindinius dokumentus (licenciją, draudimą ir kt.) prieš galėdami skelbti frachto užsakymus ar parko pasiūlymus. Kai jie priimami, vienkartinis €1.00 patvirtinimo mokestis užbaigia aktyvavimą. Skaitykite apie tą eigą Užbaigti patvirtinimą.
Patvirtinimo mokesčio sąskaita faktūra atsiranda Sąskaitos faktūros ir atsiskaitymai.
Reikia papildomos pagalbos?
Mūsų palaikymo komanda pasiruošusi padėti visą parą. Susisiekite su palaikymu