Unternehmensdokumente

Pickup2

Im Reiter Dokumente laden Sie Lizenzen, Zertifikate, Versicherungspolicen und andere Unternehmensdokumente hoch, tauschen sie aus und verwalten sie. Manche sind für die Konto-Verifizierung erforderlich, andere stärken das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner.

Wo finde ich das

Einstellungen → Unternehmen → Unterreiter Dokumente.

Reiter Unternehmensdokumente

Was Sie sehen

Raster mit Dokumenten-Karten

Jedes hochgeladene Dokument ist eine Karte mit:

  • Dokumenttyp (z. B. „Versicherungs­zertifikat")
  • Datum des Hochladens
  • Ablaufdatum mit Hinweis „Noch X Tage" — grün bei genug Zeit, orange wenn der Ablauf näher rückt, rot ABGELAUFEN danach
  • Schaltflächen Öffnen, Ersetzen und Löschen

Such- und Filterleiste oben

  • Suchen nach Typ oder eigenem Namen
  • Filtern nach Kategorie (Aufmerksamkeit erforderlich, einzelne Typen)
  • Sortieren nach Neueste, Älteste, Name A-Z oder Bald ablaufend

Wenn Dokumente abgelaufen sind oder innerhalb von 90 Tagen ablaufen, weist ein orangefarbener Banner oben auf die Anzahl hin — Klick auf Anzeigen filtert die Liste.

Leerer Zustand: Neue Unternehmen sehen ein Datei-Symbol, „Keine Dokumente hochgeladen — Laden Sie Unternehmensdokumente und Zertifikate hoch" und eine große Schaltfläche + Dokument hinzufügen.

Neues Dokument hochladen

Klicken Sie auf „+ Dokument hinzufügen"

Oben rechts im Reiter. Tastenkürzel: Strg/⌘ + U.

Dialog Dokument hochladen

Datei ablegen oder auswählen

  • Maximale Größe: 10 MB
  • Formate: PDF, JPEG, PNG, WebP

Dokumenttyp wählen

Das Dropdown listet die von Pickup2 erkannten Typen — zum Beispiel:

  • Frachtführer-Haftpflichtversicherung
  • Transportgüter-Versicherung
  • Nationale Frachtführerlizenz
  • Gemeinschaftslizenz (internationaler Transport)
  • USt-IdNr. / EU-USt-IdNr.
  • ISO-Zertifikat
  • ADR-Berater-Zertifikat
  • Handelsregister-Auszug
  • Sonstiges (eigenen Namen eingeben)

Daten ausfüllen

Die meisten Typen akzeptieren zwei optionale Daten:

  • Dokumentdatum — wann das Dokument ausgestellt wurde
  • Ablaufdatum — wann es ungültig wird

Manche Typen (USt-IdNr., HR-Auszug) haben kein Datum und diese Felder werden automatisch ausgeblendet.

Nur bei Versicherungen: Wert eingeben

Bei einem Versicherungs­dokument erscheinen zwei zusätzliche Felder:

  • Versicherungssumme (positive Zahl, z. B. 50000)
  • Währung (derzeit EUR)

Beide müssen gemeinsam ausgefüllt werden — keines allein.

Zusätzliche Informationen (optional)

Freitext bis zu 500 Zeichen für Anmerkungen zum Dokument.

Klicken Sie auf Hochladen

Eine Fortschrittsanzeige wird sichtbar. Bei Erfolg: „Dokument erfolgreich hochgeladen".

Dokument ersetzen

Wenn ein Dokument erneuert wird, ersetzen Sie es lieber, statt es zu löschen und neu hochzuladen.

Klicken Sie auf Ersetzen auf der Dokumenten-Karte

Es öffnet sich derselbe Dialog mit dem Titel „Dokument ersetzen: {Name}".

Neue Datei wählen

Gleiche Größen- und Formatlimits.

Bei Bedarf Daten anpassen

Felder sind aus dem ursprünglichen Eintrag vorausgefüllt — aktualisieren Sie das Ablaufdatum auf das neue.

Klicken Sie auf Ersetzen

Die neue Datei wird hochgeladen, die alte automatisch entfernt. Sie sehen „Dokument erfolgreich ersetzt".

Ersetzen behält den Verlauf des Dokuments (derselbe Eintrag wird aktualisiert). Löschen + neu Hochladen erstellt einen neuen Eintrag.

Dokument öffnen

Klicken Sie auf Öffnen auf der Karte, und Sie sehen das Dokument in einem Vorschau-Dialog. Von dort aus können Sie:

  • Alle Daten einsehen (Hochladedatum, Dokumentdatum, Ablauf, Versicherungssumme, Hochlader, Anmerkungen)
  • Auf „In neuem Tab öffnen" klicken und die Datei in einem neuen Tab öffnen
  • Auf „Dokument ersetzen" klicken, um es durch eine neuere Version zu erneuern

Dokument löschen

Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol auf der Karte

Oder öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf Löschen.

Bestätigen

Der Dialog fragt „Möchten Sie dieses Dokument wirklich löschen?" mit dem Hinweis „Diese Aktion ist endgültig."

Erneut bestätigen

Das Dokument wird vom Unternehmen entfernt und Sie sehen „Dokument gelöscht".

Ablauf-Erinnerungen

Pickup2 überwacht Dokumente und kennzeichnet die, die Aufmerksamkeit benötigen:

  • Läuft in 90 Tagen ab — orangefarbener Hinweis „Noch X Tage" auf der Karte
  • Bereits abgelaufen — roter Hinweis „ABGELAUFEN"
  • Banner oben zeigt, wie viele Aufmerksamkeit erfordern

Es gibt noch keine E-Mail- oder Push-Erinnerungen — Sie sehen den Banner beim nächsten Öffnen des Reiters Dokumente. Gewöhnen Sie sich an, das vierteljährlich zu prüfen.

Häufige Validierungsfehler

„Bitte Dokumenttyp wählen"

Wählen Sie einen Typ aus dem Dropdown — für den Upload erforderlich.

„Bitte eigenen Typ-Namen eingeben"

Sie haben Sonstiges gewählt — Beschreibung des Dokuments im Feld unten ausfüllen.

„Ablaufdatum muss nach dem Dokumentdatum liegen"

Selbsterklärend — eines der Daten anpassen.

„Wert und Währung müssen beide ausgefüllt oder beide leer sein"

Versicherungs­dokumente brauchen das vollständige Paar (Wert + Währung) — oder gar keins.

„Datei zu groß. Maximale Größe ist 10 MB"

Vor dem erneuten Versuch das PDF komprimieren oder in kleinere Dokumente aufteilen.

Dokumente für die Verifizierung und 1 €-Gebühr

Nach der Konto-Verifizierung können Sie aufgefordert werden, wichtige Dokumente (Lizenzen, Versicherungen usw.) hochzuladen, bevor Sie Frachten oder Angebote veröffentlichen können. Nach deren Annahme schließt eine einmalige Verifizierungsgebühr von 1,00 € die Aktivierung ab. Mehr im Bereich Verifizierung abschließen.

Die Rechnung für die Gebühr erscheint im Bereich Rechnungen und Zahlungen.

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