Team und Berechtigungen
Der Reiter Team ist der Ort, an dem Sie Mitarbeiter einladen, festlegen, was jeder einzelne tun darf, und Personen entfernen, die das Unternehmen verlassen. Berechtigungen sind feingranular — Sie können einem Fahrer ausschließlich Chat- und Bewertungszugriff geben, während ein Disponent volle Rechte für Frachten und Fuhrpark erhält.
Wo finde ich das
Zwei Wege:
- Einstellungen → Team — eingebettete Ansicht in den Einstellungen
- Seitenleiste → Mitarbeiter (
/employees) — die vollwertige eigenständige Seite
Beide Ansichten zeigen dieselbe Mitarbeiterliste — Einstellungen ist eine Kurzansicht, die eigenständige Seite die volle Verwaltungsoberfläche.
Einladen, Bearbeiten und Entfernen von Mitarbeitern erfordert die Berechtigung „Team verwalten". Inhaber haben sie automatisch.
Rolle vs. Position
Pickup2 trennt Rolle (Ihre Befugnis im Konto) von Position (Ihre Berufsbezeichnung).
Rolle
Inhaber oder Mitglied. Inhaber hat die volle Kontrolle über das Unternehmen. Mitglieder haben die Berechtigungen, die Sie ihnen gewähren.
Position
Berufsbezeichnung — Fahrer, Disponent, Spediteur, Manager usw. Wird genutzt, um eine Standard-Berechtigungsvorlage vorzuschlagen, gewährt aber selbst keinen Zugriff.
Berechtigungsvorlagen
Beim Einladen eines Mitglieds können Sie eine von vier Vorlagen wählen:
- Vollzugriff — alles außer Teamverwaltung. Am nächsten an Inhaber ohne die Rolle.
- Operativ — Frachten, Fuhrpark-Angebote, Geschäfte, Chat, Bewertungen. Ideal für Disponenten und Spediteure.
- Fahrer — nur Geschäfte ansehen, Chat, Bewertungen. Lesezugriff für alles andere.
- Eigene — von Null beginnen und genau das aktivieren, was Sie brauchen.
Die Position schlägt automatisch eine Vorlage vor — wählen Sie Fahrer als Position und Pickup2 wählt die Fahrer-Vorlage vor, mit einem 5-Sekunden-Hinweis in der Ecke. Sie können das überstimmen.
Mitarbeiter einladen
Klicken Sie auf „+ Mitarbeiter einladen"
Oben rechts im Reiter Team oder auf der Seite Mitarbeiter.
Schritt 1 — Grunddaten
- Vorname (2+ Zeichen, Pflicht)
- Nachname (2+ Zeichen, Pflicht)
- E-Mail (Pflicht, validiert, darf noch kein Teammitglied sein)
- Position (optional, schlägt eine Vorlage vor)
- Telefon (optional, gegen die Landesvorwahl validiert)
- Anrede (optional: Herr / Frau / Divers)
Pickup2 prüft die E-Mail in Echtzeit — Sie sehen „E-Mail verfügbar" in Grün oder „Diese Person ist bereits Teammitglied" in Rot.
Schritt 2 — Berechtigungen
Wählen Sie eine der vier Vorlagen oder Eigene und schalten Sie jede Berechtigung einzeln um. Manche Berechtigungen sind für Mitglieder immer aktiv (Chat, Bewertungen ansehen, Team ansehen) und können nicht ausgeschaltet werden.
Klicken Sie auf „Einladung senden"
Eine E-Mail wird an die eingegebene Adresse versendet. Der Mitarbeiter erscheint in der Liste mit Status „Ausstehend".
Was die eingeladene Person sieht: eine E-Mail mit einem Link. Beim Klick öffnet sich eine Seite, die zur Passworteingabe auffordert. Nach Bestätigung wird die Person eingeloggt und der Status wechselt auf „Aktiv".
Ausstehende Einladungen
Mitarbeiter, die noch nicht angenommen haben, werden mit dem Etikett „Ausstehend" angezeigt. Für jede ausstehende Einladung:
- Einladung erneut senden — sendet die E-Mail erneut (falls die erste übersehen wurde oder im Spam landete)
- Abbrechen — entfernt die Einladung; der Link in der E-Mail wird ungültig
Einladungslinks laufen nicht automatisch ab. Hat sich das Unternehmen seit dem Versand stark verändert — anderer Name, USt-IdNr. usw. — brechen Sie ab und laden Sie neu ein, damit die aktuellen Daten gesendet werden.
Feingranulare Berechtigungen
Die Vorlage „Eigene" (und der Editor für bestehende Mitarbeiter) bietet diese Schalter:
| Gruppe | Schalter | Was er erlaubt |
|---|---|---|
| Frachten | Ansehen | Veröffentlichte Frachten und den Marktplatz sehen |
| Erstellen | Neue Frachten veröffentlichen | |
| Verwalten | Beliebige Unternehmensfrachten bearbeiten und löschen | |
| Fuhrpark-Angebote | Ansehen | Veröffentlichte Fuhrpark-Angebote sehen |
| Erstellen | Neue Fuhrpark-Angebote veröffentlichen | |
| Verwalten | Beliebige Unternehmensangebote bearbeiten und löschen | |
| Geschäfte | Ansehen | Aktive und vergangene Geschäfte sehen |
| Verwalten | Annehmen, ablehnen, als abgeschlossen markieren | |
| Chat | — | Chat-Nachrichten senden und empfangen |
| Bewertungen | Ansehen | Erhaltene Bewertungen sehen |
| Abgeben | Gegenparteien nach einem Geschäft bewerten | |
| Verwalten | Auf Bewertungen antworten oder moderieren | |
| Fuhrpark (Fahrzeuge) | Ansehen | Fahrzeugliste sehen |
| Verwalten | Fahrzeuge anlegen, bearbeiten, deaktivieren | |
| Team | Ansehen | Mitarbeiterliste sehen |
| Verwalten | Mitarbeiter einladen, bearbeiten und entfernen | |
| Unternehmensprofil | Bearbeiten | Name, Adresse, Telefon, Logo ändern |
| Dokumente | Unternehmensdokumente hochladen, ersetzen und löschen |
Inhaber haben immer alles. Die Schalter sind nur für Mitarbeiter mit Rolle Mitglied relevant.
Mitarbeiter bearbeiten
Klicken Sie auf einen Mitarbeiter in der Liste, das Seitenpanel öffnet sich. Klicken Sie auf Bearbeiten:
- Vorname, Nachname, Position, Telefon — alle bearbeitbar
- Berechtigungen — Vorlage wechseln oder einzelne Schalter feinjustieren
- E-Mail — gesperrt (unveränderlich). Für E-Mail-Änderungen den Support kontaktieren.
- Rolle — hier nicht bearbeitbar. Verwenden Sie stattdessen die Schaltflächen Befördern / Herabstufen (siehe unten).
Speichern mit Aktualisieren. Der Mitarbeiter sieht die neuen Berechtigungen beim nächsten Seitenaufruf.
Befördern und Herabstufen
Mitglied zum Inhaber befördern
Klicken Sie im Seitenpanel auf „Zum Inhaber befördern". Das Mitglied wird Inhaber mit voller Unternehmenskontrolle. Sparsam einsetzen — Inhaber können das Unternehmen löschen.
Inhaber zum Mitglied herabstufen
Klicken Sie im Seitenpanel auf „Zum Mitglied herabstufen". Der Inhaber wird zum Mitglied; bestehende Berechtigungen bleiben als eigene Vorlage erhalten und lassen sich danach anpassen.
Mindestens ein Inhaber muss immer existieren. Wenn Sie der einzige Inhaber sind, können Sie sich nicht selbst herabstufen oder entfernen — befördern Sie zuerst jemand anderen.
Mitarbeiter entfernen
Klicken Sie im Seitenpanel auf Entfernen
Ein Bestätigungsdialog erscheint: „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Mitarbeiter verliert den Zugriff auf alle Unternehmensdaten."
Bestätigen
Der Mitarbeiter verliert sofort den Zugriff. Vergangene Chats, Geschäfte und Bewertungen bleiben ihm in der Unternehmenshistorie zugeordnet.
Soft-Delete-Verhalten: Der Mitarbeiterdatensatz wird als entfernt markiert, sein Fußabdruck bleibt aber im Audit-Trail. Eine erneute Anmeldung ist nur möglich, wenn er unter derselben E-Mail neu eingeladen wird.
Was nicht möglich ist
- Sich selbst entfernen. Löschen ist in der eigenen Zeile ausgeblendet — wenn Sie austreten möchten, übergeben Sie zuerst die Inhaberschaft.
- Den letzten Inhaber entfernen. Das System blockiert die Aktion.
- Einen Inhaber bearbeiten, wenn Sie Mitglied sind. Selbst mit „Team verwalten" können nur andere Inhaber Inhaber bearbeiten.
- Die E-Mail einer Person ändern. Die E-Mail ist unveränderlich — sie muss sich frisch unter der neuen Adresse registrieren (und Sie laden erneut ein).
Leerer Zustand
Ein neues Unternehmen sieht:
- Personen-Symbol
- „Noch keine Mitarbeiter"
- „Laden Sie Teammitglieder ein, die beim Führen des Unternehmens helfen"
- Schaltfläche „+ Mitarbeiter einladen" (sofern Sie die Berechtigung haben)
Häufige Fehler
„Diese Person ist bereits Teammitglied"
Die E-Mail gehört bereits zu einem Mitarbeiter (aktiv oder ausstehend). Vor erneutem Versand die bestehende Liste prüfen.
„Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein" / „Bitte geben Sie eine gültige Telefonnummer ein"
Formatprüfung fehlgeschlagen. Telefonnummern werden gegen die gewählte Landesvorwahl validiert — eine deutsche Nummer mit französischer Vorwahl wird abgelehnt.
„Senden der Einladung fehlgeschlagen"
Vorübergehende Netzwerk- oder Mailserver-Störung. Gleich nochmal versuchen — das Formular behält die Eingabe.
„Sie haben keine Berechtigung für diese Aktion"
Ihnen fehlt der Schalter „Team verwalten". Bitten Sie einen Inhaber, ihn aus Ihrem Mitarbeiterdatensatz zu erteilen.
Tipps
Den Team-Aufbau gleich richtig machen
- Nutzen Sie die Position. Position = Fahrer schlägt automatisch sichere Berechtigungen vor — spart Klicks und vermeidet Überberechtigung.
- Schaffen Sie nicht mehrere Inhaber, wenn Sie das Unternehmen nicht tatsächlich gemeinsam besitzen. Inhaber können alles löschen.
- Auditieren Sie Berechtigungen quartalsweise — Mitarbeiter wechseln Rollen, und eigene Schalter driften. 5 Minuten Review halten alles sauber.
- Deaktivieren statt erneut einzuladen ist noch nicht möglich; ist jemand abwesend, ist es am saubersten, ihn zu entfernen und bei Rückkehr neu einzuladen.
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