Virksomhedsdokumenter
Fanen Dokumenter er der, hvor du uploader, erstatter og administrerer din virksomheds licenser, certificeringer, forsikringspolicer og andet papirarbejde. Nogle af disse er påkrævede for at verificere din konto; andre opbygger tillid hos partnere.
Hvor du finder det
Indstillinger → Virksomhed → underfanen Dokumenter.
Hvad fanen viser
Et gitter af dokumentkort
Hvert uploadet dokument er et kort, der viser:
- Dokumenttypen (f.eks. "Forsikringsbevis")
- Datoen, du uploadede det
- Udløbsdatoen med et "X dage tilbage"-mærke — grønt, når der er langt igen, orange, når det udløber snart, rødt UDLØBET, når det er overskredet
- Knapperne Åbn, Erstat og Slet
En søge- og filterlinje øverst
- Søg efter type eller brugerdefineret navn
- Filtrer efter kategori (Kræver opmærksomhed, individuelle dokumenttyper)
- Sortér efter Nyeste, Ældste, Navn A-Z eller Udløber snarest
Et "Kræver opmærksomhed"-banner
Hvis nogle dokumenter er udløbet eller udløber inden for 90 dage, fortæller et orange banner øverst dig, hvor mange — klik på Vis for at filtrere listen til kun disse.
Tom tilstand: Helt nye virksomheder ser et FileText-ikon og "Ingen dokumenter uploadet — Upload virksomhedsdokumenter og certifikater" med en stor + Tilføj dokument-knap.
Upload et nyt dokument
Klik på "+ Tilføj dokument"
Øverst til højre på fanen. Tastaturgenvej: Ctrl/⌘ + U.
Slip eller vælg en fil
- Maks. størrelse: 10 MB
- Formater: PDF, JPEG, PNG, WebP
Vælg dokumenttypen
En rullemenu viser de typer, Pickup2 genkender — for eksempel:
- Vognmandsansvarsforsikring
- Godstransportforsikring
- National transportlicens
- Fællesskabslicens (international transport)
- Momsnummer / Moms EU
- ISO-certifikat
- ADR-konsulentcertifikat
- Handelsregisterbevis
- Andet (du udfylder et brugerdefineret typenavn)
Udfyld datoerne
De fleste typer accepterer to valgfrie datoer:
- Dokumentdato — hvornår dokumentet blev udstedt
- Udløbsdato — hvornår det udløber
Nogle typer (momsnummer, EIK, handelsregister) er datoløse, og disse felter forsvinder automatisk.
Kun forsikring: indtast værdien
Hvis typen er et forsikringsdokument, vises to ekstra felter:
- Forsikringsværdi (et positivt tal, f.eks.
50000) - Valuta (i øjeblikket EUR)
Begge skal udfyldes sammen — du kan ikke indtaste en værdi uden en valuta, eller omvendt.
Tilføj noter (valgfrit)
Et fritekstfelt på op til 500 tegn til alt bemærkelsesværdigt om dokumentet.
Klik på Upload
En statuslinje viser uploaden. Ved succes: "Dokument uploadet".
Erstat et dokument
Når et dokument fornyes, skal du erstatte det i stedet for at slette og uploade igen.
Klik på Erstat på dokumentkortet
Den samme dialog åbnes med titlen "Erstat dokument: {name}".
Vælg den nye fil
Samme størrelses- og formatgrænser.
Justér datoer om nødvendigt
Felterne er forudfyldt fra den eksisterende post — opdater udløbsdatoen til den nye.
Klik på Erstat
Den nye fil uploades, den gamle version fjernes automatisk. Du vil se "Dokument erstattet".
Erstat bevarer dokumentets historik (det er den samme post, der opdateres). Slet + ny upload opretter en ny post.
Åbn et dokument
Klik på Åbn på et kort for at se det i en forhåndsvisningsdialog. Derfra kan du:
- Se dets fulde oplysninger (uploaddato, dokumentdato, udløb, forsikringsværdi, hvem der uploadede det, noter)
- Klikke på "Åbn i ny fane" for at se selve filen i en ny browserfane
- Klikke på "Erstat dokument" for at udskifte med en nyere version
Slet et dokument
Klik på skraldespandsikonet på kortet
Eller åbn dokumentet og klik på Slet.
Bekræft
En dialog spørger "Er du sikker på, at du vil slette dette dokument?" med advarslen "Denne handling kan ikke fortrydes."
Bekræft igen
Dokumentet fjernes fra din virksomhed, og du vil se "Dokument slettet".
Udløbspåmindelser
Pickup2 holder øje med dine dokumenter og markerer dem, der kræver opmærksomhed:
- Udløber inden for 90 dage — orange "X dage tilbage"-mærke på kortet
- Allerede udløbet — rødt "UDLØBET"-mærke
- Banner øverst på siden opsummerer, hvor mange der kræver opmærksomhed
Der er endnu ingen e-mail- eller push-påmindelse — du vil se banneret næste gang, du åbner Dokumenter-fanen. Skab en vane med at tjekke en gang i kvartalet.
Almindelige valideringsfejl
"Vælg venligst en dokumenttype"
Markér en type fra rullemenuen — påkrævet for upload.
"Indtast venligst brugerdefineret typenavn"
Du valgte Andet — udfyld feltet nedenfor for at beskrive dokumentet.
"Udløbsdato skal være efter dokumentdato"
Selvforklarende — justér en af de to datoer.
"Både værdi og valuta er påkrævet sammen, eller lad begge være tomme"
Forsikringsdokumenter har enten brug for et komplet par (værdi + valuta) eller ingen af delene — ingen forældreløse.
"Filen er for stor. Maksimal størrelse er 10 MB"
Komprimer PDF'en eller del den op i separate dokumenter, før du prøver igen.
Verifikationsdokumenter og €1-gebyret
Efter din konto er verificeret, kan du blive bedt om at uploade nøgledokumenter (licens, forsikring osv.), før du kan publicere fragtordrer eller flådetilbud. Når disse er accepteret, fuldfører et engangs-verifikationsgebyr på €1,00 aktiveringen. Læs om det flow på Fuldfør verifikation.
Fakturaen for verifikationsgebyret vises i Fakturaer og fakturering.
Brug for mere hjælp?
Vores supportteam er klar til at hjælpe dig 24/7. Kontakt Support