Documenti aziendali
La scheda Documenti serve a caricare, sostituire e gestire licenze, certificati, polizze assicurative e altri documenti aziendali. Alcuni sono necessari per la verifica dell'account, altri rafforzano la fiducia con i partner.
Dove trovarlo
Impostazioni → Azienda → sotto-scheda Documenti.
Cosa mostra la scheda
Griglia di schede documento
Ogni documento caricato è una scheda che mostra:
- Tipo di documento (es. „Certificato assicurativo")
- Data di caricamento
- Data di scadenza con etichetta „Restano X giorni" — verde con tempo a sufficienza, arancione all'approssimarsi della scadenza, rossa SCADUTO dopo
- Pulsanti Apri, Sostituisci e Elimina
Barra di ricerca e filtri in alto
- Cerca per tipo o nome personalizzato
- Filtra per categoria (Richiede attenzione, singoli tipi)
- Ordina per Più recenti, Più vecchi, Nome A-Z o Scadenza più vicina
Banner „Richiede attenzione"
Se alcuni documenti sono scaduti o scadono entro 90 giorni, un banner arancione in alto indica quanti — un clic su Vedi filtra la lista.
Stato vuoto: le aziende nuove vedono un'icona di file, „Nessun documento caricato — Carica documenti e certificati aziendali" e un pulsante grande + Aggiungi documento.
Caricare un nuovo documento
Clicca su „+ Aggiungi documento"
In alto a destra nella scheda. Scorciatoia: Ctrl/⌘ + U.
Rilascia o seleziona il file
- Dimensione massima: 10 MB
- Formati: PDF, JPEG, PNG, WebP
Scegli il tipo di documento
Il menu a tendina elenca i tipi che Pickup2 riconosce — ad esempio:
- RC vettore
- Assicurazione merci in viaggio
- Licenza nazionale di trasporto
- Licenza comunitaria (trasporto internazionale)
- P. IVA / P. IVA UE
- Certificato ISO
- Certificato consulente ADR
- Visura camerale
- Altro (inserisci nome personalizzato)
Inserisci le date
La maggior parte dei tipi accetta due date opzionali:
- Data del documento — quando è stato emesso
- Data di scadenza — quando perde validità
Alcuni tipi (P. IVA, visura) sono privi di data e questi campi spariscono automaticamente.
Solo assicurazioni: inserisci il valore
Se il tipo è un documento assicurativo, compaiono due campi aggiuntivi:
- Massimale assicurato (numero positivo, es.
50000) - Valuta (per ora EUR)
Entrambi vanno compilati insieme — non uno solo.
Informazioni aggiuntive (opzionali)
Testo libero fino a 500 caratteri per note sul documento.
Clicca su Carica
Compare una barra di avanzamento. In caso di successo: „Documento caricato con successo".
Sostituire un documento
Quando rinnovi un documento, sostituiscilo invece di eliminarlo e ricaricarlo.
Clicca su Sostituisci sulla scheda del documento
Si apre la stessa finestra con titolo „Sostituisci documento: {nome}".
Seleziona il nuovo file
Stessi limiti di dimensione e formato.
Aggiusta le date se necessario
I campi sono precompilati dal record originale — aggiorna la data di scadenza con quella nuova.
Clicca su Sostituisci
Il nuovo file viene caricato e la versione vecchia rimossa automaticamente. Vedi „Documento sostituito con successo".
Sostituire mantiene la cronologia del documento (lo stesso record viene aggiornato). Eliminare + ricaricare crea un record nuovo.
Aprire un documento
Clicca su Apri sulla scheda e vedrai il documento in una finestra di anteprima. Da lì puoi:
- Vedere tutti i dati (data caricamento, data documento, scadenza, massimale, chi ha caricato, note)
- Cliccare su „Apri in nuova scheda" e vedere il file in una scheda nuova
- Cliccare su „Sostituisci documento" e rinnovarlo con una versione più recente
Eliminare un documento
Clicca sull'icona del cestino sulla scheda
Oppure apri il documento e clicca su Elimina.
Conferma
La finestra chiede „Vuoi davvero eliminare questo documento?" con avvertenza „Questa azione è irreversibile."
Conferma di nuovo
Il documento viene rimosso dall'azienda e vedi „Documento eliminato".
Promemoria di scadenza
Pickup2 monitora i documenti e segnala quelli che richiedono attenzione:
- Scade entro 90 giorni — etichetta arancione „Restano X giorni" sulla scheda
- Già scaduto — etichetta rossa „SCADUTO"
- Banner in alto indica quanti richiedono attenzione
I promemoria via email o push non esistono ancora — vedi il banner alla prossima apertura della scheda Documenti. Prendi l'abitudine di controllare trimestralmente.
Errori di validazione comuni
„Seleziona il tipo di documento"
Scegli un tipo dal menu a tendina — obbligatorio per il caricamento.
„Inserisci un nome di tipo personalizzato"
Hai scelto Altro — compila il campo sotto con la descrizione del documento.
„La data di scadenza deve essere successiva a quella del documento"
Ovvio — sistema una delle due date.
„Massimale e valuta devono essere entrambi compilati o entrambi vuoti"
I documenti assicurativi richiedono la coppia completa (massimale + valuta) — o nessuno dei due.
„File troppo grande. La dimensione massima è 10 MB"
Prima di riprovare, comprimi il PDF o suddividilo in documenti più piccoli.
Documenti per la verifica e commissione di 1 €
Dopo la verifica dell'account potresti dover caricare documenti chiave (licenza, assicurazione, ecc.) prima di poter pubblicare carichi od offerte. Una volta accettati, una commissione una tantum di verifica di 1,00 € completa l'attivazione. Più dettagli nella sezione Completare la verifica.
La fattura della commissione compare nella sezione Fatture e pagamenti.
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