Selskapsdokumenter
Dokumenter-fanen er der du laster opp, erstatter og administrerer selskapets lisenser, sertifiseringer, forsikringspoliser og annen dokumentasjon. Noen av disse er nødvendige for å verifisere kontoen din; andre bygger tillit hos partnere.
Hvor du finner det
Innstillinger → Selskap → Dokumenter-underfane.
Hva fanen viser
Et rutenett av dokumentkort
Hvert opplastet dokument er et kort som viser:
- Dokumenttypen (f.eks. «Forsikringsbevis»)
- Datoen du lastet opp det
- Utløpsdatoen med et «X dager igjen»-merke — grønt når det er langt unna, oransje når det snart utløper, rødt UTLØPT når det er passert
- Knappene Åpne, Erstatt og Slett
En søke- og filtreringslinje øverst
- Søk etter type eller egendefinert navn
- Filtrer etter kategori (Trenger oppmerksomhet, individuelle dokumenttyper)
- Sorter etter Nyeste, Eldste, Navn A–Å, eller Utløper snarest
Et «Trenger oppmerksomhet»-banner
Hvis noen dokumenter er utløpt eller utløper innen 90 dager, forteller et oransje banner øverst hvor mange — klikk Vis for å filtrere listen til bare disse.
Tom tilstand: Helt nye selskaper ser et FileText-ikon og «Ingen dokumenter lastet opp — Last opp selskapsdokumenter og sertifikater» med en stor + Legg til dokument-knapp.
Last opp et nytt dokument
Klikk på «+ Legg til dokument»
Øverst til høyre på fanen. Hurtigtast: Ctrl/⌘ + U.
Slipp eller velg en fil
- Maks størrelse: 10 MB
- Formater: PDF, JPEG, PNG, WebP
Velg dokumenttypen
En nedtrekksmeny lister opp typene Pickup2 gjenkjenner — for eksempel:
- Transportøransvarsforsikring
- Vareforsikring under transport
- Nasjonal transportlisens
- Fellesskapslisens (internasjonal transport)
- MVA-nummer / MVA EU
- ISO-sertifikat
- ADR-konsulentsertifikat
- Foretaksregisterbevis
- Annet (du fyller inn et egendefinert typenavn)
Fyll inn datoene
De fleste typer aksepterer to valgfrie datoer:
- Dokumentdato — når dokumentet ble utstedt
- Utløpsdato — når det utløper
Noen typer (MVA-nummer, EIK, foretaksregister) er datoløse og disse feltene forsvinner automatisk.
Kun forsikring: skriv inn verdien
Hvis typen er et forsikringsdokument, vises to ekstra felter:
- Forsikringsverdi (et positivt tall, f.eks.
50000) - Valuta (for øyeblikket EUR)
Begge må fylles ut sammen — du kan ikke skrive inn en verdi uten en valuta, eller omvendt.
Legg til notater (valgfritt)
Et fritekstfelt på opptil 500 tegn for alt som er verdt å merke seg om dokumentet.
Klikk på Last opp
En fremdriftslinje viser opplastingen. Ved suksess: «Dokument lastet opp».
Erstatt et dokument
Når et dokument fornyes, erstatt det i stedet for å slette og laste opp på nytt.
Klikk på Erstatt på dokumentkortet
Den samme dialogen åpnes, med tittelen «Erstatt dokument: {name}».
Velg den nye filen
Samme størrelses- og formatgrenser.
Juster datoer om nødvendig
Feltene er forhåndsutfylt fra den eksisterende oppføringen — oppdater utløpsdatoen til den nye.
Klikk på Erstatt
Den nye filen lastes opp, den gamle versjonen fjernes automatisk. Du vil se «Dokument erstattet».
Erstatt bevarer dokumentets historikk (det er den samme oppføringen som oppdateres). Slett + ny opplasting oppretter en ny oppføring.
Åpne et dokument
Klikk på Åpne på et kort for å vise det i en forhåndsvisningsdialog. Derfra kan du:
- Se den fullstendige informasjonen (opplastingsdato, dokumentdato, utløp, forsikringsverdi, hvem som lastet det opp, notater)
- Klikke på «Åpne i ny fane» for å vise selve filen i en ny nettleserfane
- Klikke på «Erstatt dokument» for å bytte inn en nyere versjon
Slett et dokument
Klikk på søppelbøtteikonet på kortet
Eller åpne dokumentet og klikk på Slett.
Bekreft
En dialog spør «Er du sikker på at du vil slette dette dokumentet?» med advarselen «Denne handlingen kan ikke angres.»
Bekreft igjen
Dokumentet fjernes fra selskapet ditt, og du vil se «Dokument slettet».
Utløpspåminnelser
Pickup2 overvåker dokumentene dine og flagger de som trenger oppmerksomhet:
- Utløper innen 90 dager — oransje «X dager igjen»-merke på kortet
- Allerede utløpt — rødt «UTLØPT»-merke
- Banner øverst på siden oppsummerer hvor mange som trenger oppmerksomhet
Det finnes ingen e-post- eller push-påminnelse ennå — du vil se banneret neste gang du åpner Dokumenter-fanen. Bygg en vane med å sjekke én gang i kvartalet.
Vanlige valideringsfeil
«Vennligst velg en dokumenttype»
Kryss av for en type i nedtrekksmenyen — påkrevd for opplasting.
«Vennligst skriv inn egendefinert typenavn»
Du valgte Annet — fyll inn feltet under for å beskrive dokumentet.
«Utløpsdato må være etter dokumentdato»
Selvforklarende — juster en av de to datoene.
«Både verdi og valuta er påkrevd sammen, eller la begge være tomme»
Forsikringsdokumenter trenger enten et komplett par (verdi + valuta) eller ingen av dem — ingen foreldreløse.
«Filen er for stor. Maksimal størrelse er 10 MB»
Komprimer PDF-en eller del den opp i separate dokumenter før du prøver på nytt.
Verifiseringsdokumenter og €1-gebyret
Etter at kontoen din er verifisert, kan du bli bedt om å laste opp nøkkeldokumenter (lisens, forsikring, osv.) før du kan publisere fraktordrer eller flåtetilbud. Når disse er godkjent, fullfører et engangs verifiseringsgebyr på €1,00 aktiveringen. Les om den flyten på Fullfør verifisering.
Fakturaen for verifiseringsgebyret dukker opp i Fakturaer og fakturering.
Trenger du mer hjelp?
Kundestøtteteamet vårt er klart til å hjelpe deg døgnet rundt. Kontakt kundestøtte