Dokumenty firmy
Zakładka Dokumenty służy do wgrywania, podmiany i zarządzania licencjami, certyfikatami, polisami ubezpieczeniowymi oraz innymi dokumentami firmowymi. Część jest niezbędna do weryfikacji konta, inne wzmacniają zaufanie partnerów.
Gdzie to znaleźć
Ustawienia → Firma → podzakładka Dokumenty.
Co pokazuje zakładka
Siatka kart dokumentów
Każdy wgrany dokument to karta wyświetlająca:
- Typ dokumentu (np. „Certyfikat ubezpieczenia")
- Datę wgrania
- Datę ważności z etykietą „Pozostało X dni" — zielony przy dużym zapasie czasu, pomarańczowy przy zbliżającym się terminie, czerwony WYGASŁ po upływie
- Przyciski Otwórz, Podmień i Usuń
Pasek wyszukiwania i filtrów na górze
- Wyszukaj po typie lub własnej nazwie
- Filtruj po kategorii (Wymaga uwagi, poszczególne typy)
- Sortuj po Najnowsze, Najstarsze, Nazwa A-Z lub Najszybciej wygasające
Baner „Wymaga uwagi"
Jeśli niektóre dokumenty wygasły lub wygasają w ciągu 90 dni, pomarańczowy baner u góry informuje ile — kliknięcie Zobacz filtruje listę.
Stan pusty: nowe firmy widzą ikonę pliku, „Brak wgranych dokumentów — Wgraj dokumenty i certyfikaty firmy" oraz duży przycisk + Dodaj dokument.
Wgrywanie nowego dokumentu
Kliknij „+ Dodaj dokument"
Prawy górny róg zakładki. Skrót: Ctrl/⌘ + U.
Upuść lub wybierz plik
- Maksymalny rozmiar: 10 MB
- Formaty: PDF, JPEG, PNG, WebP
Wybierz typ dokumentu
Lista rozwijana zawiera typy znane Pickup2 — na przykład:
- OC przewoźnika
- Ubezpieczenie towaru w transporcie
- Krajowa licencja przewoźnika
- Licencja wspólnotowa (transport międzynarodowy)
- NIP / NIP UE
- Certyfikat ISO
- Certyfikat doradcy ADR
- Wyciąg z KRS / CEIDG
- Inny (wpisz własną nazwę)
Wprowadź daty
Większość typów akceptuje dwie opcjonalne daty:
- Data dokumentu — data wystawienia
- Data ważności — data utraty ważności
Niektóre typy (NIP, wyciąg) są bez daty i te pola znikają automatycznie.
Tylko ubezpieczenia: wprowadź wartość
Dla dokumentu ubezpieczeniowego pojawiają się dwa dodatkowe pola:
- Suma ubezpieczenia (liczba dodatnia, np.
50000) - Waluta (na razie EUR)
Oba muszą być wypełnione razem — nie pojedynczo.
Dodatkowe informacje (opcjonalne)
Dowolny tekst do 500 znaków dla notatek dotyczących dokumentu.
Kliknij Wgraj
Pojawi się pasek postępu. Po sukcesie: „Dokument pomyślnie wgrany".
Podmiana dokumentu
Przy odnowieniu dokumentu lepiej go podmienić niż usunąć i wgrać od nowa.
Kliknij Podmień na karcie dokumentu
Otwiera się to samo okno z tytułem „Podmień dokument: {nazwa}".
Wybierz nowy plik
Te same limity rozmiaru i formatu.
Dostosuj daty w razie potrzeby
Pola są wstępnie wypełnione z pierwotnego rekordu — zaktualizuj datę ważności na nową.
Kliknij Podmień
Nowy plik się wgrywa, stara wersja jest automatycznie usuwana. Zobaczysz „Dokument pomyślnie podmieniony".
Podmiana zachowuje historię dokumentu (ten sam rekord jest aktualizowany). Usunięcie + ponowne wgranie tworzy nowy rekord.
Otwieranie dokumentu
Kliknij Otwórz na karcie i zobaczysz dokument w oknie podglądu. Stamtąd możesz:
- Zobaczyć wszystkie dane (data wgrania, data dokumentu, ważność, suma ubezpieczenia, kto wgrał, notatki)
- Kliknąć „Otwórz w nowej karcie" i otworzyć plik w nowej karcie
- Kliknąć „Podmień dokument" i odnowić go nowszą wersją
Usuwanie dokumentu
Kliknij ikonę kosza na karcie
Lub otwórz dokument i kliknij Usuń.
Potwierdź
Okno pyta „Czy na pewno chcesz usunąć ten dokument?" z ostrzeżeniem „Tej akcji nie można cofnąć."
Potwierdź ponownie
Dokument zostaje usunięty z firmy i zobaczysz „Dokument usunięty".
Przypomnienia o ważności
Pickup2 monitoruje dokumenty i oznacza te, które wymagają uwagi:
- Wygasa w ciągu 90 dni — pomarańczowa etykieta „Pozostało X dni" na karcie
- Już wygasł — czerwona etykieta „WYGASŁ"
- Baner u góry mówi ile wymaga uwagi
Przypomnień e-mail ani push jeszcze nie ma — baner zobaczysz przy następnym otwarciu zakładki Dokumenty. Wyrób nawyk sprawdzania kwartalnie.
Częste błędy walidacji
„Wybierz typ dokumentu"
Wybierz typ z listy — wymagane do wgrania.
„Wprowadź własną nazwę typu"
Wybrałeś Inny — wypełnij pole poniżej opisem dokumentu.
„Data ważności musi być po dacie dokumentu"
Oczywiste — popraw jedną z dat.
„Wartość i waluta muszą być oba wypełnione lub oba puste"
Dokumenty ubezpieczeniowe wymagają kompletnej pary (wartość + waluta) — albo żadnej.
„Plik jest zbyt duży. Maksymalny rozmiar to 10 MB"
Przed ponowną próbą skompresuj PDF lub podziel na mniejsze dokumenty.
Dokumenty do weryfikacji i opłata 1 €
Po weryfikacji konta możesz zostać poproszony o wgranie kluczowych dokumentów (licencja, ubezpieczenie itp.) zanim opublikujesz ładunki lub oferty. Po ich akceptacji jednorazowa opłata weryfikacyjna 1,00 € kończy aktywację. Więcej w sekcji Zakończenie weryfikacji.
Faktura za opłatę pojawia się w sekcji Faktury i płatności.
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Nasz zespół wsparcia jest dostępny 24/7. Skontaktuj się ze wsparciem