Documente companie
Fila Documente servește la încărcarea, înlocuirea și gestionarea licențelor, certificatelor, polițelor de asigurare și a altor documente ale companiei. Unele sunt necesare pentru verificarea contului, altele întăresc încrederea cu partenerii.
Unde îl găsești
Setări → Companie → sub-fila Documente.
Ce afișează fila
Grilă cu carduri de documente
Fiecare document încărcat este un card care afișează:
- Tipul documentului (ex. „Certificat de asigurare")
- Data încărcării
- Data de expirare cu eticheta „Mai sunt X zile" — verde la timp suficient, portocaliu la apropiere, roșu EXPIRAT după
- Butoane Deschide, Înlocuiește și Șterge
Bara de căutare și filtrare în partea de sus
- Caută după tip sau nume personalizat
- Filtrează după categorie (Necesită atenție, tipuri individuale)
- Sortează după Cele mai recente, Cele mai vechi, Nume A-Z sau Cea mai apropiată expirare
Banner „Necesită atenție"
Dacă unele documente au expirat sau expiră în 90 de zile, un banner portocaliu sus indică câte — un clic pe Vezi filtrează lista.
Stare goală: companiile noi văd o pictogramă de fișier, „Niciun document încărcat — Încarcă documente și certificate ale companiei" și un buton mare + Adaugă document.
Încărcarea unui document nou
Apasă „+ Adaugă document"
Sus dreapta în filă. Scurtătură: Ctrl/⌘ + U.
Plasează sau selectează fișierul
- Dimensiune maximă: 10 MB
- Formate: PDF, JPEG, PNG, WebP
Alege tipul documentului
Lista derulantă afișează tipurile recunoscute de Pickup2 — de exemplu:
- Asigurare de răspundere a transportatorului
- Asigurare a mărfii în transport
- Licență națională de transport
- Licență comunitară (transport internațional)
- CIF / CIF UE
- Certificat ISO
- Certificat de consilier ADR
- Extras Registrul Comerțului
- Altul (introdu un nume propriu)
Completează datele
Majoritatea tipurilor acceptă două date opționale:
- Data documentului — când a fost emis
- Data de expirare — când își pierde valabilitatea
Anumite tipuri (CIF, extras) sunt fără dată și aceste câmpuri dispar automat.
Doar la asigurări: introdu valoarea
La un document de asigurare apar două câmpuri suplimentare:
- Sumă asigurată (număr pozitiv, ex.
50000) - Monedă (deocamdată EUR)
Ambele trebuie completate împreună — niciunul singur.
Informații suplimentare (opțional)
Text liber de până la 500 de caractere pentru notițe despre document.
Apasă Încarcă
Apare o bară de progres. La succes: „Document încărcat cu succes".
Înlocuirea unui document
La reînnoire, înlocuiește documentul în loc să îl ștergi și să îl încarci din nou.
Apasă Înlocuiește pe cardul documentului
Se deschide aceeași fereastră cu titlul „Înlocuiește documentul: {nume}".
Selectează noul fișier
Aceleași limite de dimensiune și format.
Ajustează datele dacă este nevoie
Câmpurile sunt precompletate din înregistrarea inițială — actualizează data de expirare la cea nouă.
Apasă Înlocuiește
Noul fișier se încarcă, iar versiunea veche este eliminată automat. Vezi „Document înlocuit cu succes".
Înlocuirea păstrează istoricul documentului (aceeași înregistrare este actualizată). Ștergerea + reîncărcarea creează o înregistrare nouă.
Deschiderea unui document
Apasă Deschide pe card și vei vedea documentul într-o fereastră de previzualizare. De acolo poți:
- Vedea toate datele (data încărcării, data documentului, expirarea, suma asigurată, cine a încărcat, notițe)
- Apăsa „Deschide într-o filă nouă" și vei vedea fișierul într-o filă nouă
- Apăsa „Înlocuiește documentul" și îl reînnoiești cu o versiune mai nouă
Ștergerea unui document
Apasă pictograma coș de gunoi pe card
Sau deschide documentul și apasă Șterge.
Confirmă
Fereastra întreabă „Sigur dorești să ștergi acest document?" cu avertizarea „Această acțiune este ireversibilă."
Confirmă din nou
Documentul este eliminat din companie și vei vedea „Document șters".
Mementouri de expirare
Pickup2 monitorizează documentele și le marchează pe cele care necesită atenție:
- Expiră în 90 de zile — etichetă portocalie „Mai sunt X zile" pe card
- Deja expirat — etichetă roșie „EXPIRAT"
- Banner sus indică câte necesită atenție
Mementouri prin e-mail sau push încă nu există — vei vedea bannerul la următoarea deschidere a filei Documente. Fă-ți obiceiul să verifici trimestrial.
Erori frecvente de validare
„Selectează tipul documentului"
Alege un tip din lista derulantă — obligatoriu pentru încărcare.
„Introdu un nume de tip personalizat"
Ai ales Altul — completează câmpul de mai jos cu descrierea documentului.
„Data de expirare trebuie să fie după data documentului"
Evident — ajustează una dintre cele două date.
„Valoarea și moneda trebuie să fie ambele completate sau ambele goale"
Documentele de asigurare necesită perechea completă (valoare + monedă) — sau niciuna.
„Fișier prea mare. Dimensiunea maximă este 10 MB"
Înainte de a reîncerca, comprimă PDF-ul sau împarte-l în documente mai mici.
Documente pentru verificare și taxa de 1 €
După verificarea contului ți se poate cere să încarci documente cheie (licență, asigurare etc.) înainte de a putea publica transporturi sau oferte. După ce sunt acceptate, o taxă unică de verificare de 1,00 € finalizează activarea. Mai multe în secțiunea Finalizarea verificării.
Factura pentru taxă apare în secțiunea Facturi și plăți.
Ai nevoie de mai mult ajutor?
Echipa noastră de suport este disponibilă 24/7. Contactează suportul