Firemné dokumenty
Karta Dokumenty je miesto, kde nahrávate, nahrádzate a spravujete licencie, certifikácie, poistné zmluvy a ďalšie dokumenty vašej spoločnosti. Niektoré z nich sú potrebné na overenie vášho účtu; iné budujú dôveru u partnerov.
Kde to nájdete
Nastavenia → Spoločnosť → podkarta Dokumenty.
Čo karta zobrazuje
Mriežka kariet dokumentov
Každý nahraný dokument je karta zobrazujúca:
- Typ dokumentu (napr. "Poistný certifikát")
- Dátum, kedy ste ho nahrali
- Dátum platnosti s odznakom "Zostáva X dní" — zelený pri vzdialenom termíne, oranžový pri blížiacej sa platnosti, červený VYPRŠANÉ po uplynutí
- Tlačidlá Otvoriť, Nahradiť a Zmazať
Vyhľadávací a filtračný panel navrchu
- Vyhľadávanie podľa typu alebo vlastného názvu
- Filtrovanie podľa kategórie (Vyžaduje pozornosť, jednotlivé typy dokumentov)
- Zoradenie podľa Najnovšie, Najstaršie, Názov A-Z alebo Najskôr končiace
Banner "Vyžaduje pozornosť"
Ak sú niektoré dokumenty vypršané alebo vypršia do 90 dní, oranžový banner navrchu vám oznámi, koľko ich je — kliknite na Zobraziť, aby ste zoznam vyfiltrovali len na tieto.
Prázdny stav: Úplne nové spoločnosti vidia ikonu FileText a "Žiadne nahrané dokumenty — Nahrajte firemné dokumenty a certifikáty" s veľkým tlačidlom + Pridať dokument.
Nahranie nového dokumentu
Kliknite na "+ Pridať dokument"
Vpravo hore na karte. Klávesová skratka: Ctrl/⌘ + U.
Pustite alebo vyberte súbor
- Max. veľkosť: 10 MB
- Formáty: PDF, JPEG, PNG, WebP
Vyberte typ dokumentu
Rozbaľovací zoznam uvádza typy, ktoré Pickup2 rozpoznáva — napríklad:
- Poistenie zodpovednosti dopravcu
- Poistenie prepravy nákladu
- Národná dopravná licencia
- Komunitárna licencia (medzinárodná doprava)
- IČ DPH / IČ DPH EÚ
- ISO certifikát
- Certifikát ADR poradcu
- Výpis z obchodného registra
- Iné (vyplníte vlastný názov typu)
Vyplňte dátumy
Väčšina typov akceptuje dva voliteľné dátumy:
- Dátum dokumentu — kedy bol dokument vydaný
- Dátum platnosti — kedy vyprší
Niektoré typy (IČ DPH, EIK, obchodný register) sú bez dátumu a tieto polia automaticky zmiznú.
Iba poistenie: zadajte hodnotu
Ak je typom poistný dokument, objavia sa dve ďalšie polia:
- Hodnota poistenia (kladné číslo, napr.
50000) - Mena (momentálne EUR)
Obe musia byť vyplnené spoločne — nemôžete zadať hodnotu bez meny ani naopak.
Pridajte poznámky (voliteľné)
Pole s voľným textom do 500 znakov pre čokoľvek pozoruhodné o dokumente.
Kliknite na Nahrať
Indikátor priebehu zobrazuje nahrávanie. Pri úspechu: "Dokument úspešne nahraný".
Nahradenie dokumentu
Keď sa dokument obnoví, nahraďte ho namiesto zmazania a opätovného nahrania.
Kliknite na Nahradiť na karte dokumentu
Otvorí sa rovnaké dialógové okno s názvom "Nahradiť dokument: {name}".
Vyberte nový súbor
Rovnaké limity veľkosti a formátu.
V prípade potreby upravte dátumy
Polia sú predvyplnené z existujúceho záznamu — aktualizujte dátum platnosti na nový.
Kliknite na Nahradiť
Nový súbor sa nahrá, stará verzia sa automaticky odstráni. Uvidíte "Dokument úspešne nahradený".
Nahradenie zachováva históriu dokumentu (ide o rovnaký aktualizovaný záznam). Zmazanie + nové nahranie vytvorí nový záznam.
Otvorenie dokumentu
Kliknite na Otvoriť na karte, aby ste ho zobrazili v náhľadovom dialógovom okne. Odtiaľ môžete:
- Zobraziť jeho úplné informácie (dátum nahrania, dátum dokumentu, platnosť, hodnota poistenia, kto ho nahral, poznámky)
- Kliknúť na "Otvoriť na novej karte", aby ste zobrazili samotný súbor na novej karte prehliadača
- Kliknúť na "Nahradiť dokument", aby ste vymenili novšiu verziu
Zmazanie dokumentu
Kliknite na ikonu koša na karte
Alebo otvorte dokument a kliknite na Zmazať.
Potvrďte
Dialógové okno sa opýta "Naozaj chcete zmazať tento dokument?" s varovaním "Túto akciu nie je možné vrátiť späť."
Potvrďte znova
Dokument sa odstráni z vašej spoločnosti a uvidíte "Dokument zmazaný".
Pripomienky platnosti
Pickup2 sleduje vaše dokumenty a označuje tie, ktoré vyžadujú pozornosť:
- Vypršia do 90 dní — oranžový odznak "Zostáva X dní" na karte
- Už vypršané — červený odznak "VYPRŠANÉ"
- Banner navrchu stránky zhŕňa, koľko ich vyžaduje pozornosť
Zatiaľ neexistuje e-mailová ani push pripomienka — banner uvidíte pri najbližšom otvorení karty Dokumenty. Vytvorte si návyk kontrolovať raz za štvrťrok.
Bežné chyby overenia
"Vyberte typ dokumentu"
Označte typ z rozbaľovacieho zoznamu — vyžaduje sa na nahranie.
"Zadajte vlastný názov typu"
Vybrali ste Iné — vyplňte pole nižšie na opis dokumentu.
"Dátum platnosti musí byť po dátume dokumentu"
Samovysvetľujúce — upravte jeden z dvoch dátumov.
"Hodnota aj mena sú vyžadované spoločne, alebo nechajte obe prázdne"
Poistné dokumenty potrebujú buď kompletnú dvojicu (hodnota + mena), alebo žiadnu — žiadne osamotené.
"Súbor je príliš veľký. Maximálna veľkosť je 10 MB"
Pred opätovným pokusom skomprimujte PDF alebo ho rozdeľte na samostatné dokumenty.
Verifikačné dokumenty a poplatok 1 €
Po overení vášho účtu môžete byť požiadaní o nahranie kľúčových dokumentov (licencia, poistenie atď.) predtým, ako budete môcť zverejňovať objednávky prepravy alebo ponuky autoparku. Keď sú tieto akceptované, jednorazový verifikačný poplatok 1,00 € dokončí aktiváciu. Prečítajte si o tomto postupe v sekcii Dokončiť overenie.
Faktúra za verifikačný poplatok sa zobrazí v sekcii Faktúry a fakturácia.
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Náš tím podpory je pripravený pomôcť vám 24/7. Kontaktovať podporu