Tím a oprávnenia
Záložka Tím je miestom, kde pozývate zamestnancov, nastavujete, čo má každý povolené robiť, a odstraňujete ľudí, ktorí odchádzajú. Oprávnenia sú podrobné — vodičovi môžete dať prístup iba k chatu a hodnoteniam, zatiaľ čo dispečer dostane plné práva k nákladom a vozovému parku.
Kde to nájdete
Dva spôsoby:
- Nastavenia → Tím — vstavané zobrazenie v rámci Nastavení
- Bočný panel → Zamestnanci (
/employees) — kompletná samostatná stránka
Oba vykresľujú ten istý zoznam zamestnancov — Nastavenia sú rýchly náhľad, samostatná stránka je kompletná obrazovka na správu.
Pozývanie, úprava a odstraňovanie zamestnancov vyžaduje oprávnenie „Spravovať tím". Vlastníci ho majú automaticky.
Roly vs. pozície
Pickup2 oddeľuje rolu (vaše oprávnenie na účte) od pozície (vaša pracovná funkcia).
Rola
Vlastník alebo Člen. Vlastník má plnú kontrolu nad spoločnosťou. Členovia majú akékoľvek oprávnenia, ktoré im udelíte.
Pozícia
Pracovná funkcia — Vodič, Dispečer, Špeditér, Manažér atď. Používa sa na navrhnutie predvolenej sady oprávnení, ale sama o sebe neudeľuje prístup.
Predvolené sady oprávnení
Keď pozývate člena, môžete si vybrať jednu zo štyroch predvolených sád:
- Plný prístup — všetko okrem správy tímu. Najbližšie k vlastníkovi bez tejto roly.
- Prevádzka — náklady, ponuky vozového parku, dohody, chat, hodnotenia. Ideálne pre dispečerov a špeditérov.
- Vodič — iba zobrazenie dohôd, chat, hodnotenia. Iba na čítanie pre všetko ostatné.
- Vlastné — začnite od čistého stola a zaškrtnite presne to, čo potrebujete.
Pozícia automaticky navrhuje sadu oprávnení — vyberte ako pozíciu Vodič a Pickup2 predvyberie sadu Vodič s 5-sekundovým tipom v rohu. Môžete ju prepísať.
Pozvanie zamestnanca
Kliknite na „+ Pozvať zamestnanca"
Vpravo hore na záložke Tím alebo na stránke Zamestnanci.
Krok 1 — Základné informácie
- Meno (2+ znaky, povinné)
- Priezvisko (2+ znaky, povinné)
- E-mail (povinný, overený, nesmie už byť členom tímu)
- Pozícia (voliteľná, navrhuje sadu oprávnení)
- Telefón (voliteľný, overený voči predvoľbe krajiny)
- Oslovenie (voliteľné: pán / pani / iné)
Pickup2 kontroluje e-mail v reálnom čase — uvidíte „E-mail je dostupný" zeleným alebo „Táto osoba je už členom tímu" červeným.
Krok 2 — Oprávnenia
Vyberte jednu zo štyroch predvolených sád, alebo vyberte Vlastné a prepnite každé oprávnenie individuálne. Niektoré oprávnenia sú pre členov vždy zapnuté (chat, zobrazenie hodnotení, zobrazenie tímu) a nedajú sa vypnúť.
Kliknite na „Odoslať pozvánku"
Na zadanú adresu sa odošle e-mail. Zamestnanec sa objaví v zozname so stavom „Čaká sa".
Čo pozvaný vidí: e-mail s odkazom. Po kliknutí naň sa otvorí stránka, ktorá ho požiada o nastavenie hesla. Potvrdí, prihlási sa a stav sa zmení na „Aktívny".
Čakajúce pozvánky
Zamestnanci, ktorí ešte neakceptovali, sa zobrazujú s odznakom „Čaká sa". Pre každú čakajúcu pozvánku:
- Odoslať pozvánku znova — odošle e-mail opäť (pre prípad, že prvý unikol alebo bol filtrovaný ako spam)
- Zrušiť — odstráni pozvánku; odkaz v e-maile sa stane neplatným
Odkazy na pozvánky automaticky nevyprší, ale ak sa spoločnosť od odoslania pozvánky výrazne zmenila — iný názov, IČO atď. — zrušte pozvánku a pozvite znova, aby ste odoslali aktuálne údaje.
Podrobné oprávnenia
Vlastná sada (a editor pre existujúcich zamestnancov) sprístupňuje tieto prepínače:
| Skupina | Prepínač | Čo umožňuje |
|---|---|---|
| Nákladné objednávky | Zobraziť | Vidieť zverejnené náklady a trhovisko |
| Vytvoriť | Zverejňovať nové náklady | |
| Spravovať | Upravovať a mazať akýkoľvek náklad spoločnosti | |
| Ponuky vozového parku | Zobraziť | Vidieť zverejnené ponuky vozového parku |
| Vytvoriť | Zverejňovať nové ponuky vozového parku | |
| Spravovať | Upravovať a mazať akúkoľvek ponuku vozového parku spoločnosti | |
| Dohody | Zobraziť | Vidieť aktívne a minulé dohody |
| Spravovať | Prijímať, odmietať, označovať ako dokončené | |
| Chat | — | Odosielať a prijímať správy v chate |
| Hodnotenia | Zobraziť | Vidieť hodnotenia, ktoré spoločnosť dostala |
| Udeliť | Hodnotiť protistrany po dohode | |
| Spravovať | Odpovedať na hodnotenia alebo ich moderovať | |
| Vozový park (vozidlá) | Zobraziť | Vidieť zoznam vozidiel |
| Spravovať | Pridávať, upravovať, deaktivovať vozidlá | |
| Tím | Zobraziť | Vidieť zoznam zamestnancov |
| Spravovať | Pozývať, upravovať a odstraňovať zamestnancov | |
| Profil spoločnosti | Upraviť | Zmeniť názov, adresu, telefón, logo |
| Dokumenty | Nahrávať, nahrádzať a mazať dokumenty spoločnosti |
Vlastníci majú vždy všetko. Prepínače majú význam iba pre zamestnancov s rolou Člen.
Úprava zamestnanca
Kliknite na zamestnanca v zozname a otvorí sa bočný panel. Kliknite na Upraviť:
- Meno, priezvisko, pozícia, telefón — všetko upraviteľné
- Oprávnenia — prepnite sadu alebo dolaďte individuálne prepínače
- E-mail — uzamknutý (nemenný). Pre zmeny e-mailu kontaktujte podporu.
- Rola — tu nie je upraviteľná. Použite namiesto toho tlačidlá Povýšiť / Degradovať (pozri nižšie).
Uložte tlačidlom Aktualizovať. Zamestnanec uvidí nové oprávnenia pri ďalšom načítaní stránky.
Povyšovanie a degradácia
Povýšiť člena na vlastníka
Kliknite na „Povýšiť na vlastníka" v bočnom paneli. Člen sa stane vlastníkom s plnou kontrolou nad spoločnosťou. Používajte striedmo — vlastníci môžu spoločnosť zmazať.
Degradovať vlastníka na člena
Kliknite na „Degradovať na člena" v bočnom paneli. Vlastník sa stane členom; jeho existujúce oprávnenia sa zachovajú ako vlastná sada, ktorú môžete následne upraviť.
Vždy musí existovať aspoň jeden vlastník. Ak ste jediným vlastníkom, nemôžete sa degradovať ani odstrániť — najprv povýšte niekoho iného.
Odstránenie zamestnanca
Kliknite na Odstrániť v bočnom paneli
Objaví sa potvrdzovacie dialógové okno: „Túto akciu nie je možné vrátiť späť. Zamestnanec stratí prístup ku všetkým údajom spoločnosti."
Potvrďte
Zamestnanec okamžite stratí prístup. Minulé chaty, dohody a hodnotenia zostávajú v histórii spoločnosti priradené k nemu.
Správanie pri mäkkom mazaní: záznam zamestnanca je označený ako odstránený, ale jeho stopa zostáva v zázname auditu. Nemôže sa znova prihlásiť, pokiaľ nie je opäť pozvaný pod tým istým e-mailom.
Čo nemôžete urobiť
- Odstrániť sami seba. Vymazanie je skryté vo vašom vlastnom riadku — ak chcete odísť, najprv zmeňte vlastníka.
- Odstrániť posledného vlastníka. Systém túto akciu zablokuje.
- Upraviť vlastníka, ak ste člen. Aj s oprávnením „Spravovať tím" môžu vlastníkov upravovať iba iní vlastníci.
- Zmeniť niekomu e-mail. E-mail je nemenný — musia sa nanovo zaregistrovať pod novou adresou (a vy ich opäť pozvete).
Prázdny stav
Úplne nová spoločnosť vidí:
- Ikonu ľudí
- „Zatiaľ žiadni zamestnanci"
- „Pozvite členov tímu, ktorí vám pomôžu spravovať váš biznis"
- Tlačidlo „+ Pozvať zamestnanca" (ak máte oprávnenie)
Bežné chyby
„Táto osoba je už členom tímu"
E-mail patrí už existujúcemu zamestnancovi (aktívnemu alebo čakajúcemu). Pred opätovným odoslaním skontrolujte existujúci zoznam.
„Zadajte platnú e-mailovú adresu" / „Zadajte platné telefónne číslo"
Kontrola formátu zlyhala. Telefóny sú overované voči predvoľbe krajiny, ktorú vyberiete — nemecké číslo s francúzskou predvoľbou bude odmietnuté.
„Nepodarilo sa odoslať pozvánku"
Dočasný výpadok siete alebo poštového servera. Skúste o chvíľu znova — formulár si zachová váš vstup.
„Nemáte oprávnenie vykonať túto akciu"
Chýba vám prepínač „Spravovať tím". Požiadajte vlastníka, aby vám ho udelil z vášho záznamu zamestnanca.
Tipy
Nastavte tím správne hneď na prvýkrát
- Využite pozíciu vo svoj prospech. Nastavenie Pozícia = Vodič automaticky navrhuje bezpečné oprávnenia — šetrí kliknutia a zabraňuje nadmernému udeľovaniu.
- Vyhnite sa vytváraniu viacerých vlastníkov, pokiaľ spoločnosť skutočne nespoluvlastníte. Vlastníci môžu zmazať všetko.
- Audit oprávnení každý štvrťrok — zamestnanci menia roly a vlastné prepínače sa rozchádzajú. 5-minútová kontrola udrží veci pod kontrolou.
- Deaktivovať namiesto opätovného pozvania zatiaľ nie je možné; ak je niekto na dovolenke, najčistejším riešením je odstrániť ho a po návrate opäť pozvať.
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Náš tím podpory je k dispozícii 24/7. Kontaktujte podporu