Firemní dokumenty
Záložka Dokumenty slouží k nahrávání, výměně a správě licencí, certifikátů, pojistných smluv a dalších dokumentů firmy. Některé jsou nutné pro ověření účtu, jiné budují důvěru u partnerů.
Kde to najdete
Nastavení → Firma → podzáložka Dokumenty.
Co záložka zobrazuje
Mřížka karet dokumentů
Každý nahraný dokument je karta zobrazující:
- Typ dokumentu (např. „Pojistný certifikát")
- Datum nahrání
- Datum vypršení s odznakem „Zbývá X dní" — zelený při dostatečném čase, oranžový při blížícím se vypršení, červený VYPRŠEL po termínu
- Tlačítka Otevřít, Nahradit a Smazat
Vyhledávací a filtrovací lišta nahoře
- Hledat podle typu nebo vlastního názvu
- Filtrovat podle kategorie (Vyžaduje pozornost, jednotlivé typy)
- Řadit podle Nejnovější, Nejstarší, Název A-Z nebo Nejdříve vypršející
Banner „Vyžaduje pozornost"
Pokud některé dokumenty vypršely nebo vyprší do 90 dnů, oranžový banner nahoře sděluje kolik — kliknutím na Zobrazit se seznam filtruje.
Prázdný stav: Nové firmy vidí ikonu souboru, „Žádné dokumenty nejsou nahrány — Nahrajte firemní dokumenty a certifikáty" a velké tlačítko + Přidat dokument.
Nahrání nového dokumentu
Klikněte na „+ Přidat dokument"
Vpravo nahoře v záložce. Klávesová zkratka: Ctrl/⌘ + U.
Pusťte nebo vyberte soubor
- Maximální velikost: 10 MB
- Formáty: PDF, JPEG, PNG, WebP
Vyberte typ dokumentu
Rozbalovací nabídka uvádí typy, které Pickup2 zná — například:
- Pojištění odpovědnosti dopravce
- Pojištění zboží při přepravě
- Národní licence dopravce
- Komunitární licence (mezinárodní doprava)
- DIČ / DIČ EU
- ISO certifikát
- Certifikát konzultanta ADR
- Výpis z obchodního rejstříku
- Jiný (vyplníte vlastní název)
Vyplňte data
Většina typů přijímá dvě nepovinná data:
- Datum dokumentu — kdy byl vystaven
- Datum vypršení — kdy ztratí platnost
Některé typy (DIČ, IČ, výpis) jsou bez data a tato pole automaticky zmizí.
Pouze pojištění: zadejte hodnotu
Pokud je typ pojistný dokument, objeví se dvě další pole:
- Hodnota pojištění (kladné číslo, např.
50000) - Měna (zatím EUR)
Obojí musí být vyplněno společně — bez jednoho ani druhého.
Doplňující informace (volitelné)
Volný text až 500 znaků pro poznámky k dokumentu.
Klikněte na Nahrát
Zobrazí se průběh. Při úspěchu: „Dokument byl úspěšně nahrán".
Nahrazení dokumentu
Když dojde k obnově, dokument nahraďte místo mazání a nového nahrávání.
Klikněte na Nahradit na kartě dokumentu
Otevře se stejný dialog s názvem „Nahradit dokument: {název}".
Vyberte nový soubor
Stejné limity velikosti a formátu.
V případě potřeby upravte data
Pole jsou předvyplněna z původního záznamu — aktualizujte datum vypršení na nové.
Klikněte na Nahradit
Nový soubor se nahraje, stará verze se automaticky odstraní. Uvidíte „Dokument byl úspěšně nahrazen".
Nahrazení zachová historii dokumentu (stejný záznam se aktualizuje). Smazání + nové nahrání vytvoří nový záznam.
Otevření dokumentu
Klikněte na Otevřít na kartě a uvidíte dokument v náhledovém dialogu. Odtud lze:
- Vidět všechny údaje (datum nahrání, datum dokumentu, vypršení, hodnota pojištění, kdo nahrál, poznámky)
- Kliknout na „Otevřít na nové kartě" a soubor se otevře v nové záložce
- Kliknout na „Nahradit dokument" a obnovit jej novější verzí
Smazání dokumentu
Klikněte na ikonu koše na kartě
Nebo otevřete dokument a klikněte na Smazat.
Potvrďte
Dialog se ptá „Opravdu chcete smazat tento dokument?" s upozorněním „Tato akce je nevratná."
Potvrďte znovu
Dokument se z firmy odstraní a uvidíte „Dokument smazán".
Připomínky vypršení
Pickup2 hlídá dokumenty a označí ty, které vyžadují pozornost:
- Vyprší do 90 dnů — oranžový odznak „Zbývá X dní" na kartě
- Již vypršelo — červený odznak „VYPRŠELO"
- Banner nahoře sděluje, kolik vyžaduje pozornost
Zatím nejsou e-mailové ani push připomínky — banner uvidíte při příštím otevření záložky Dokumenty. Vytvořte si zvyk kontrolovat to čtvrtletně.
Časté chyby validace
„Vyberte typ dokumentu"
Vyberte typ z rozbalovacího menu — pro nahrání povinné.
„Zadejte vlastní název typu"
Vybrali jste Jiný — vyplňte pole níže s popisem dokumentu.
„Datum vypršení musí být po datu dokumentu"
Samozřejmé — upravte jedno z dat.
„Hodnota i měna musí být obojí vyplněné, nebo obojí prázdné"
Pojistné dokumenty potřebují kompletní dvojici (hodnota + měna), nebo žádnou.
„Soubor je příliš velký. Maximální velikost je 10 MB"
Před opakováním PDF zkomprimujte nebo rozdělte na menší dokumenty.
Dokumenty pro ověření a poplatek 1 €
Po ověření účtu můžete být požádáni o nahrání klíčových dokumentů (licence, pojištění apod.) předtím, než budete moci zveřejňovat zásilky nebo nabídky. Po jejich přijetí dokončí aktivaci jednorázový poplatek za ověření 1,00 €. Více v sekci Dokončení ověření.
Faktura za poplatek se objeví v sekci Faktury a platby.
Potřebujete další pomoc?
Náš tým podpory je k dispozici 24/7. Kontaktovat podporu