Bedrijfsdocumenten
Op het tabblad Documenten upload, vervang en beheer je vergunningen, certificaten, verzekeringspolissen en andere bedrijfsdocumenten. Sommige zijn nodig voor de verificatie van het account, andere versterken het vertrouwen bij partners.
Waar je het vindt
Instellingen → Bedrijf → subtabblad Documenten.
Wat het tabblad toont
Raster met documentkaarten
Elk geüpload document is een kaart met:
- Documenttype (bijv. „Verzekeringscertificaat")
- Datum van uploaden
- Vervaldatum met label „Nog X dagen" — groen bij voldoende tijd, oranje als de vervaldatum dichterbij komt, rood VERLOPEN daarna
- Knoppen Openen, Vervangen en Verwijderen
Zoek- en filterbalk bovenaan
- Zoeken op type of eigen naam
- Filteren op categorie (Vereist aandacht, individuele types)
- Sorteren op Nieuwste, Oudste, Naam A-Z of Vroegst verlopend
Banner „Vereist aandacht"
Als sommige documenten zijn verlopen of binnen 90 dagen verlopen, geeft een oranje banner bovenaan aan hoeveel — bij klik op Tonen wordt de lijst gefilterd.
Lege staat: nieuwe bedrijven zien een bestandsicoon, „Geen documenten geüpload — Upload bedrijfsdocumenten en certificaten" en een grote knop + Document toevoegen.
Een nieuw document uploaden
Klik op „+ Document toevoegen"
Rechtsboven in het tabblad. Sneltoets: Ctrl/⌘ + U.
Zet het bestand neer of selecteer het
- Maximale grootte: 10 MB
- Formaten: PDF, JPEG, PNG, WebP
Kies het documenttype
De keuzelijst toont de typen die Pickup2 herkent — bijvoorbeeld:
- Aansprakelijkheidsverzekering vervoerder
- Goederentransportverzekering
- Nationale vergunning vervoerder
- Communautaire vergunning (internationaal vervoer)
- Btw-nummer / EU-btw-nummer
- ISO-certificaat
- ADR-adviseur certificaat
- Uittreksel KvK
- Anders (eigen naam invoeren)
Vul de data in
De meeste typen accepteren twee optionele data:
- Documentdatum — wanneer afgegeven
- Vervaldatum — wanneer ongeldig
Sommige typen (btw-nummer, KvK-uittreksel) hebben geen datum en die velden verdwijnen automatisch.
Alleen verzekeringen: voer de waarde in
Bij een verzekeringsdocument verschijnen twee extra velden:
- Verzekerd bedrag (positief getal, bijv.
50000) - Valuta (voorlopig EUR)
Beide moeten samen ingevuld zijn — niet één zonder de ander.
Aanvullende informatie (optioneel)
Vrije tekst tot 500 tekens voor opmerkingen bij het document.
Klik op Uploaden
Een voortgangsbalk verschijnt. Bij succes: „Document succesvol geüpload".
Een document vervangen
Bij een verlenging vervang je het document liever in plaats van het te verwijderen en opnieuw te uploaden.
Klik op Vervangen op de documentkaart
Dezelfde dialoog opent met de titel „Document vervangen: {naam}".
Selecteer het nieuwe bestand
Dezelfde grootte- en formaatlimieten.
Pas de data aan indien nodig
De velden zijn vooraf ingevuld vanuit de oorspronkelijke registratie — werk de vervaldatum bij naar de nieuwe.
Klik op Vervangen
Het nieuwe bestand wordt geüpload, de oude versie automatisch verwijderd. Je ziet „Document succesvol vervangen".
Vervangen behoudt de geschiedenis van het document (dezelfde registratie wordt bijgewerkt). Verwijderen + opnieuw uploaden maakt een nieuwe registratie.
Een document openen
Klik op Openen op de kaart en je ziet het document in een voorbeelddialoog. Vandaar uit kun je:
- Alle gegevens zien (uploaddatum, documentdatum, vervaldatum, verzekerd bedrag, wie het uploadde, opmerkingen)
- Klikken op „Openen in nieuw tabblad" en het bestand in een nieuw tabblad zien
- Klikken op „Document vervangen" en het verlengen met een nieuwere versie
Een document verwijderen
Klik op het prullenbak-icoon op de kaart
Of open het document en klik op Verwijderen.
Bevestig
De dialoog vraagt „Weet je zeker dat je dit document wilt verwijderen?" met de waarschuwing „Deze actie is onomkeerbaar."
Bevestig opnieuw
Het document wordt verwijderd uit het bedrijf en je ziet „Document verwijderd".
Vervaldatum-herinneringen
Pickup2 bewaakt documenten en markeert die welke aandacht vereisen:
- Verloopt binnen 90 dagen — oranje label „Nog X dagen" op de kaart
- Reeds verlopen — rood label „VERLOPEN"
- Banner bovenaan vermeldt hoeveel er aandacht nodig hebben
Er zijn nog geen e-mail- of pushherinneringen — je ziet de banner bij de volgende keer dat je het tabblad Documenten opent. Maak er een gewoonte van om het per kwartaal te controleren.
Veelvoorkomende validatiefouten
„Selecteer documenttype"
Kies een type uit de keuzelijst — verplicht voor uploaden.
„Voer een eigen typenaam in"
Je hebt Anders gekozen — vul het veld eronder met de beschrijving van het document.
„Vervaldatum moet na de documentdatum liggen"
Spreekt vanzelf — pas een van de twee data aan.
„Bedrag en valuta moeten beide ingevuld of beide leeg zijn"
Verzekeringsdocumenten hebben het volledige paar (bedrag + valuta) nodig — of geen van beide.
„Bestand te groot. Maximale grootte is 10 MB"
Comprimeer de PDF voor je het opnieuw probeert, of splits in kleinere documenten.
Documenten voor verificatie en de 1 €-vergoeding
Na de verificatie van het account kan worden gevraagd belangrijke documenten (vergunning, verzekering, enz.) te uploaden voordat je vrachten of aanbiedingen kunt publiceren. Na acceptatie sluit een eenmalige verificatievergoeding van 1,00 € de activatie af. Meer in het onderdeel Verificatie afronden.
De factuur voor de vergoeding verschijnt in het onderdeel Facturen en betalingen.
Meer hulp nodig?
Ons supportteam is 24/7 beschikbaar. Contact opnemen met support