Documents de l'entreprise
L'onglet Documents sert à téléverser, remplacer et gérer licences, certificats, polices d'assurance et autres documents de l'entreprise. Certains sont nécessaires à la vérification du compte, d'autres renforcent la confiance avec les partenaires.
Où le trouver
Paramètres → Entreprise → sous-onglet Documents.
Ce que l'onglet affiche
Grille de cartes de documents
Chaque document téléversé est une carte affichant :
- Type de document (par ex. « Certificat d'assurance »)
- Date de téléversement
- Date d'expiration avec étiquette « X jours restants » — verte avec du temps, orange à l'approche, rouge EXPIRÉ au-delà
- Boutons Ouvrir, Remplacer et Supprimer
Barre de recherche et de filtrage en haut
- Rechercher par type ou nom personnalisé
- Filtrer par catégorie (Nécessite attention, types individuels)
- Trier par Plus récents, Plus anciens, Nom A-Z ou Expiration la plus proche
Bandeau « Nécessite attention »
Si certains documents ont expiré ou expirent dans 90 jours, un bandeau orange en haut indique combien — un clic sur Voir filtre la liste.
État vide : les nouvelles entreprises voient une icône de fichier, « Aucun document téléversé — Téléversez les documents et certificats de votre entreprise » et un grand bouton + Ajouter un document.
Téléverser un nouveau document
Cliquez sur « + Ajouter un document »
En haut à droite de l'onglet. Raccourci : Ctrl/⌘ + U.
Déposez ou sélectionnez le fichier
- Taille maximale : 10 Mo
- Formats : PDF, JPEG, PNG, WebP
Choisissez le type de document
Le menu déroulant liste les types reconnus par Pickup2 — par exemple :
- Assurance responsabilité civile transporteur
- Assurance marchandises transportées
- Licence nationale de transporteur
- Licence communautaire (transport international)
- N° de TVA / N° de TVA intracommunautaire
- Certificat ISO
- Certificat de conseiller ADR
- Extrait du registre du commerce
- Autre (saisissez un nom personnalisé)
Renseignez les dates
La plupart des types acceptent deux dates facultatives :
- Date du document — date de délivrance
- Date d'expiration — fin de validité
Certains types (TVA, extrait) sont sans date et ces champs disparaissent automatiquement.
Assurances uniquement : saisissez la valeur
Pour un document d'assurance, deux champs supplémentaires apparaissent :
- Montant assuré (nombre positif, par ex.
50000) - Devise (EUR pour l'instant)
Les deux doivent être renseignés ensemble — pas l'un sans l'autre.
Informations complémentaires (facultatif)
Texte libre jusqu'à 500 caractères pour les notes sur le document.
Cliquez sur Téléverser
Une barre de progression s'affiche. En cas de succès : « Document téléversé avec succès ».
Remplacer un document
Lors d'un renouvellement, remplacez le document plutôt que de le supprimer et le téléverser à nouveau.
Cliquez sur Remplacer sur la carte du document
La même boîte de dialogue s'ouvre avec le titre « Remplacer le document : {nom} ».
Sélectionnez le nouveau fichier
Mêmes limites de taille et de format.
Ajustez les dates si nécessaire
Les champs sont préremplis depuis l'enregistrement initial — mettez à jour la date d'expiration vers la nouvelle.
Cliquez sur Remplacer
Le nouveau fichier est téléversé, l'ancienne version est supprimée automatiquement. Vous voyez « Document remplacé avec succès ».
Remplacer conserve l'historique du document (le même enregistrement est mis à jour). Supprimer + retéléverser crée un nouvel enregistrement.
Ouvrir un document
Cliquez sur Ouvrir sur la carte et le document s'affiche dans une boîte de prévisualisation. Depuis là, vous pouvez :
- Voir toutes les données (date de téléversement, date du document, expiration, montant assuré, qui l'a téléversé, notes)
- Cliquer sur « Ouvrir dans un nouvel onglet » et voir le fichier dans un nouvel onglet
- Cliquer sur « Remplacer le document » et le renouveler avec une version plus récente
Supprimer un document
Cliquez sur l'icône corbeille de la carte
Ou ouvrez le document et cliquez sur Supprimer.
Confirmez
La boîte de dialogue demande « Voulez-vous vraiment supprimer ce document ? » avec l'avertissement « Cette action est irréversible. »
Confirmez à nouveau
Le document est retiré de l'entreprise et vous voyez « Document supprimé ».
Rappels d'expiration
Pickup2 surveille les documents et signale ceux qui requièrent attention :
- Expire dans 90 jours — étiquette orange « X jours restants » sur la carte
- Déjà expiré — étiquette rouge « EXPIRÉ »
- Bandeau du haut indique combien nécessitent attention
Les rappels par e-mail ou push n'existent pas encore — vous voyez le bandeau à la prochaine ouverture de l'onglet Documents. Prenez l'habitude de vérifier trimestriellement.
Erreurs de validation fréquentes
« Sélectionnez le type de document »
Choisissez un type dans le menu déroulant — obligatoire pour le téléversement.
« Saisissez un nom de type personnalisé »
Vous avez choisi Autre — remplissez le champ inférieur avec la description du document.
« La date d'expiration doit être postérieure à la date du document »
Évident — ajustez l'une des deux dates.
« Montant et devise doivent être tous les deux renseignés ou tous les deux vides »
Les documents d'assurance ont besoin de la paire complète (montant + devise) — ou d'aucun des deux.
« Fichier trop volumineux. La taille maximale est de 10 Mo »
Avant de réessayer, compressez le PDF ou divisez-le en documents plus petits.
Documents pour la vérification et la redevance de 1 €
Après la vérification du compte, il peut vous être demandé de téléverser des documents clés (licence, assurance, etc.) avant de pouvoir publier des frets ou des offres. Une fois acceptés, une redevance unique de vérification de 1,00 € finalise l'activation. Plus dans la section Finaliser la vérification.
La facture de la redevance apparaît dans la section Factures et paiements.
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